- Inleiding
Geschiedenis van het archief | 1. Geschiedenis van het orgaan
Oprichting Voor een goed inzicht is het nodig terug te gaan in de geschiedenis. Tot 1965 viel de ruimtelijke ordening in ons land onder de uitvoering van de woningwet van 1901. Het zwaartepunt lag daarbij aanvankelijk in overwegende mate bij het bouwen zelf, bij de architect, en niet bij de stedenbouwer. Bij de gemeente Apeldoorn kwam er eerst een afzonderlijke stedenbouwkundige afdeling (geen dienst) bij de dienst gemeentewerken na de komst in 1956 van dr. ir. Pet, in 1961 opgevolgd door ir. D. Delver. Bij diens benoeming tot adjunct – directeur van de provinciale planologische dienst in 1966 bestond de stedenbouwkundige afdeling van de dienst gemeentewerken uit circa 15 man. Op het totale personeelsbestand van de dienst van 200 geen indrukwekkend aantal en in ieder geval verre van toereikend om te beantwoorden aan de eisen die de nieuwe wet op de ruimtelijke ordening (1965) zou gaan stellen. De functie van ir. Delver bleef na zijn vertrek ruim twee jaar vacant.
In de andere Oost – Veluwse gemeenten heeft zich, de grootte verhoudingen in aanmerkingen genomen, een analoge ontwikkeling voorgedaan. Hattem en Heerde trokken het stedenbouwkundig adviesbureau van Mourik aan, Epe maakte gebruik van het bureau Wilmer, Brummen had van Droffelaar en voorst koos nog in 1966 het bureau Seppen. Epe had naast de stedenbouwkundige adviseur nog een kleine afdeling bij Gemeentewerken van 4 man; Heerde had zelf een man.
Een door het Economisch – Technologisch Instituut van Gelderland uitgebracht rapport over de sociaal – economische ontwikkeling van de Noord – Oost Veluwe was voor de gemeentebesturen van Apeldoorn, Epe, Hattem en Heerde in 1965 aanleiding een overlegorgaan te vormen, waarbij zich ook de gemeenten voorst en Brummen hebben aangesloten. In dit overleg – het zogenaamde werkcomité Oost – Veluwe – stelde de gemeente Heerde in 1966 het vertrek van hun stedenbouwkundige ir. Van Mourik aan de orde en verbond daaraan de vraag of het geen aanbeveling verdiende bij de keuze van een nieuwe stedenbouwkundige vooraf onderling overleg te plegen. Op dat moment hadden de Oost – Veluwse gemeenten reeds overeenstemming bereikt over de regionalisering van het gemeentelijk sociografisch bureau van Apeldoorn, dat in 1966 feitelijk onder leiding was komen te staan van drs. S. Gerber (alleen voorst haakte begin 1967 van dit bureau af). Het lag derhalve in het verlengde van deze overeenstemming om aan een soortgelijke oplossing te denken voor het stedenbouwkundige werk. Door samen een stedenbouwkundige dienst op te zetten zou het immers mogelijk worden om voldoende planologische deskundigheid te concentreren.
In een informele gemeenschappelijke vergadering van de raden van de gemeenten Apeldoorn, Epe, Hattem en Heerde op 30 maart 1967 over de oprichting van een sociaal – wetenschappelijk Bureau voor de Oost – Veluwe ( hierna te noemen: S.W.B. ) werd tevens een toelichting gegeven op het plan om te komen tot een gemeenschappelijk stedenbouwkundig bureau. Hierbij werd vermeld dat het werkcomité tot de conclusie was gekomen, dat men in de oostelijke Veluwezoom behoefte had aan een gemeenschappelijke stedenbouwkundige structuurschets.
De gedachte vond weerklank. Hoewel de stedenbouwkundige Dienst voor de Oost –Veluwe (hierna te noemen: S.D.O.V.) bepaald niet zonder aarzeling – vooral van de kant van Apeldoorn – tot stand kwam. De directeur van gemeentewerken, ir. J. Klaarenbeek, wees in een brief van 10 april 1967 aan b . en w . op de ernstige bezwaren van het opheffen van de stedenbouwkundige afdeling van zijn dienst. Na overleg binnen het college van b . en w . van Apeldoorn werp op 30 juni 1967 evenwel toch besloten tot inbreng van het aanwezige Apeldoornse apparaat, zij het dan gefaseerd. Ervan uitgaande, dat de dienst spoedig tot stand zou komen verbrak de gemeente Epe de relatie met bureau Wilmer per 1 januari 1968.
Op 1 januari 1968 trad wel de regeling betreffende het S.W.B. in werking, doch nog niet die van S.D.O.V. de totstandkoming van de S.D.O.V. liet nog een jaar op zich wachten en is voor de raad van Apeldoorn geen gemakkelijke beslissing geweest. Op 22 februari 1968 werd eerst een principebesluit genomen teneinde de heer Y.B. Jansen (toekomstig directeur van de dienst) reeds voordat de regeling formeel inwerking zou treden in de gelegenheid te stellen zich in te werken. Op 14 november 1968 besloot de raad van Apeldoorn na uitvoerige discussie met 31 stemmen voor en 6 tegen tot het aangaan van de gemeenschappelijke regeling betreffende de S.D.O.V. Eensluidende besluiten werden genomen door de gemeenten Epe, Hattem en Heerde. De regeling werd aangegaan voor onbepaalde tijd, doch voor tenminste drie jaren en trad in werking per 1 januari 1969.
De in de gemeenschappelijke regeling omschreven taken van de S.D.O.V. waren als volgt geformuleerd. a. werkzaam te zijn ten behoeve van de voorbereiding van de vaststelling van planologische maatregelen als bedoeld in hoofdstuk IV van de wet op de Ruimtelijke ordening (W.R.O.) door de deelnemende gemeenten. b. Het verstrekken van adviezen en het verschaffen van voorlichting omtrent zaken de ruimtelijke ordening betreffende, aan de deelnemende gemeenten; c. Het doen van onderzoekingen t.b.v. de sub a. en b. bedoelde taken met uitzondering van die opgedragen aan het S.W.B.; d. Van advies te dienen m.b.t. het toezicht op de naleving van de W.R.O. en van de krachtens die wet uitgevaardigde voorschriften t.b.v. de deelnemende gemeenten. De bevoegdheden van regeling en bestuur op organisatorisch, administratief en huishoudelijk gebied t.a.v. de dienst werden uitgeoefend door een bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter. Deze organen waren gevestigd in het gemeentehuis van Apeldoorn. Het bestuur bestond uit 8 leden – de colleges van b. en w. van de deelnemende gemeenten benoemden elk uit hun midden 2 personen – waarvan de voorzitter afkomstig was uit de gemeente Apeldoorn en de plaatsvervangend voorzitter uit een van de overige deelnemers. Zij werden benoemd voor vier jaren ofschoon de 1e termijn van aftreding was gesteld op 1 oktober 1970. De samenstelling van het dagelijks bestuur was gelijk aan die van het werkcomité en wel zodanig dat elke deelnemend gemeente daarin door een persoon was vertegenwoordigd, terwijl de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van het bestuur dezelfde functies bekleedden bij het dagelijks bestuur; de overige leden werden door het bestuur uit zijn midden benoemd. De secretariaatswerkzaamheden t.b.v. deze besturen werden verricht door een uit het ambtenarenkorps van de gemeente Apeldoorn benoemde secretaris, i.c. het hoofd van de afdeling Algemene Zaken, mr. P. Dwarshuis.
Het personeel was administratief in dienst van de gemeente Apeldoorn, doch werd benoemd door het bestuur van de dienst. Ook het financieel beheer berustte bij b. en w. van Apeldoorn en werd uitgevoerd door een daartoe aangewezen comptabele, werkzaam bij de dienst gemeentewerken. De S.D.O.V. werd overigens geen bovengemeentelijk orgaan, doch ontving de opdrachten rechtstreeks van de colleges van b. en w, m.a.w. een dienst zoals alle andere diensten met alleen dit verschil dat hij ook voor enkele andere gemeenten en de hele streek zou werken, waarbij de kosten van de door de dienst verrichtte werkzaamheden aan de opdrachtgevers afzonderlijk in rekening werden gebracht, tenzij het een opdracht betrof die de gehele streek aanging, aan de uitvoering waarvan prioriteit moest worden gegeven.
Samenvoeging met het Sociaal – Wetenschappelijk Bureau
Reeds bij de oprichting van het S.W.B. per 1 januari 1968 door de gemeenten Apeldoorn, Epe, Hattem en Heerde – toetreding van de gemeente Brummen vond eerst plaats per 8 september 1969 en later bij de instelling van de S.D.O.V. , werd uitdrukkelijk uitgesproken, dat ernaar zou worden gestreefd de beide diensten in een gemeenschappelijke regeling samen te brengen zodra enige ervaring zou zijn opgedaan.
Gedurende de eerste levensjaren van het S.W.B. bestonden er nogal wat (personele) spanningen. Deze spanningen waren aanleiding, om in 1971 door de centrale personeelsdienst van Apeldoorn bij het bureau een organisatieonderzoek in te stellen. Dat onderzoek resulteerde in een aantal interne maatregelen van organisatorische aard. Eind 1972 bleek, dat de met de staf overeengekomen verbeteringen niet het verwachte resultaat hadden gehad. E.e.a. is voor het bestuur van het S.W.B. aanleiding geweest zich nader op de positie van het bureau te braden, zulks mede tegen de achtergrond van de snel gestegen personeelslasten. Gekozen werd voor de oplossing van het onderbrengen van de planologische sectie van het bureau bij de S.D.O.V. en de sectie algemeen sociologisch onderzoek bij het secretariaat van het op te richten samenwerkingsorgaan Oost – Veluwe (hierna te noemen:S.O.V.), waarover reeds principe – besluiten genomen waren.
Hiervoor pleitten de volgende argumenten; a. besparing op directie en administratiekosten; b. het voorkomen van doublures in de documentatie; c. de mogelijkheid om tot een goed gestructureerde projectorganisatie te komen; d. verbetering van de communicatie tussen de planologische onderzoekers en de stedenbouwkundige ontwerpers; e. grotere mogelijkheden voor coördinatie en voortgangscontrole. Ten behoeve van deze laatste werkzaamheden was reeds voordat er van een fusie met het S.W.B.sprake was, bij de S.D.O.V. een functionaris aangetrokken, die belast werd met de interne organisatie. Materieel (feitelijk) was het S.W.B. reeds per 1 juli 1973 in de S.D.O.V. geïntegreerd, doch de formele integratie vond plaats op 1 januari 1974 bij de oprichting van het S.O.V. De nieuwe dienst bleef de naam dragen van Stedenbouwkundige Dienst Voor de Oost – Veluwe. In de taakstelling van de dienst kwam geen wijziging, met dien verstand, dat de daarin voorkomende uitzondering voor onderzoekwerk dat werd opgedragen aan S.W.B. uiteraard verviel. Ook de financiële basis bleef dezelfde.
Omvorming tot tak van dienst van het samenwerkingsorgaan Oost – Veluwe
In het werkcomité leefde reeds geruime tijd de wens om aan de bestuurlijke samenwerking een duidelijker structuur te geven, die zowel voorzag in de gebleken behoefte aan voortdurend overleg als in bundeling van de diverse regionale bestuurstaken. Deze wens liep parallel met de in enkele gemeenteraden geuite verlangens omtrent het vergroten van de invloed van de raden op de gemeenschappelijke regelingen en het doorzichtiger maken van het bestuur.
In 1971 zijn daartoe een aantal concept – regelingen in het werkcomité aan de orde geweest, waarna tenslotte de gemeenschappelijke regeling samenwerkingsorgaan Oost – Veluwe (met rechtspersoonlijkheid;) door de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Hattem, en Voorst werd aanvaard. In deze regeling die per 1 januari 1974 inwerking trad – werd de S.D.O.V. ingebouwd als een tak van dienst van het orgaan en werd de afzonderlijke gemeenschappelijke regeling van de dienst, evenals die van het S.W.B., ingetrokken, ofschoon de bepalingen hiervan grotendeels ongewijzigd werden overgenomen in de nieuwe gemeenschappelijke regeling. Zoals reeds eerder vermeld vond tevens de (formele) integratie van het S.W.B. in de S.D.O.V. plaats.
De directeur van de dienst was voor de uitvoering van zijn werkzaamheden rechtstreeks verantwoording schuldig aan zijn opdrachtgevers. De bevoegdheid om de organisatie te regelen berustte echter bij het algemeen bestuur van het samenwerkingsorgaan, met de bepaling dat er een organisatie – verordening diende te worden vastgesteld, waarin waarborgen moesten worden opgenomen dat de dienst t.o.v. elke gemeente zou functioneren als ware het een eigen dienst van die gemeente.
De boekhoudingen van de S.D.O.V. en het S.O.V. beleven gescheiden, zodat de dienst financieel alleen ten laste kwam van de gemeenten, die opdrachten verleenden. Dit laatste maakte het voor de gemeenten Voorst en Brummen, die tot dan toe niet of nauwelijks gemeentelijke opdrachten hadden verleend, mogelijk tot de regeling toe te treden. Zij droegen, voor zover zij niet tevens gemeentelijke opdrachten verleenden, alleen bij in de kosten van streekopdrachten, doch waren volledig partner in de S.D.O.V. Daarentegen was de gemeente Heerde – door niet tot het samenwerkingsorgaan toe te treden – niet langer partner in de dienst, maar een extern cliënt.
De vanuit regionaal gezichtspunt zwakke constructie van de S.D.O.V. kwam duidelijk aan het licht toen de gemeente Brummen in oktober 1975 mededeelde het gemeentelijke planologische onderzoekwerk voortaan aan het bureau van Droffelaar te zullen opdragen. Voor het S.O.V. bleken geen middelen aanwezig om Brummen te dwingen van de diensten van de S.D.O.V. te blijven gebruik maken.
E.e.a. heeft ertoe geleid, dat er bij het beheer van de dienst een aanzienlijk overwicht bestond van de voornaamste opdrachtgever, de gemeente Apeldoorn, hetgeen herhaaldelijk aanleiding heeft gegeven tot spanningen, welke niet bevorderlijk zijn geweest voor het regionale werk.
Het personeel van de S.D.O.V. was niet langer “administratief” in dienst van de gemeente Apeldoorn, maar ging over naar het S.O.V., met dien verstande, dat voor het personeelsbeleid van het orgaan dezelfde maatstaven golden als de gemeente Apeldoorn voor haar personeel hanteerde.
Relatie met de gemeenten Hattem en Heerde
Het heeft het werkcomité Oost – Veluwe indertijd de nodige moeite gekost de gemeente Hattem ertoe te bewegen deel te nemen in het S.O.V. Hattem participeerde vanaf de beginperiode in de S.D.O.V. en het S.W.B. Anderzijds waren er toen reeds bepaalde bindingen met de regio Zwolle, die het de raad van Hattem moeilijk maakten een keus te maken tussen Apeldoorn of Zwolle. B. en w. van Hattem stemden tenslotte in met toetreding tot het samenwerkingsorgaan nadat in de ontwerp – samenwerkingsregeling was voorzien in een gemakkelijke uittredingsprocedure ( art. 32 ), die aan de raad de vrijheid zou geven eerst op een later tijdstip een definitieve keuze te maken tussen beide regio’s.
In de vergadering van 21 december 1981 sprak de raad van Hattem zijn voorkeur uit voor de regio IJsseldelta en besloot uit te treden uit het S.O.V. per 1 januari 1983. Wat betreft het stedenbouwkundig werk hadden b . en w . echter de wens te kennen gegeven de relatie met de S.D.O.V. met vijf jaar te willen verlengen zulks met een optie van nogmaals vijf jaar op basis van een privaatrechtelijke overeenkomst. Men wenste aldus geen gebruik te maken van de termijn van drie jaar die Hattem o.g.v. artikel 32 van de uittredingsregeling was gegund om diensten te kunnen blijven afnemen tegen dezelfde kosten als de deelnemende gemeenten. Tegelijkertijd speelde een soortgelijk verzoek van de gemeente Heerde. Na uitvoerig overleg werd een privaatrechtelijke dienstverleningsovereenkomst aangegaan tussen het S.O.V. en de gemeente Hattem, waarbij het S.O.V. zich verbond om in opdracht van of vanwege b . en w . van Hattem. Door de S.D.O.V. voor deze gemeente al die werkzaamheden te doen verrichten welke tot het takenpakket van de dienst behoorden. De overeenkomst, ingaande per 1 januari 1983, werd aangegaan voor de duur van vijf jaar met een optie voor nogmaals vijf jaar.
De raad van Heerde besloot op 23 mei 1972 – onverwacht – niet deel te nemen aan het S.O.V., ofschoon men zich in de raadsvergadering van 24 januari 1972 nog had uitgesproken voor het aangaan van de gemeenschappelijke regeling, evenwel met inachtneming van enkele wijzigingen. De door de raad van Heerde aangenomen motie met betrekking tot de gewestvorming die aan het besluit tot niet deelnemen ten grondslag lag, stelde de Oost – Veluwe gemeenten voor de keus om: - ofwel een samenwerkingsorgaan op te richten zonder de gemeente Heerde, waarbij de afzonderlijke diensten S.W.B. en S.D.O.V. beleven voortbestaan met participatie van Heerde; - ofwel de bestaande regelingen S.W.B. en S.D.O.V., waaraan ook de gemeente Heerde deelnam, op te zeggen.
Beide oplossingen zouden ernstige bezwaren medebrengen. Na intensief overleg hieromtrent zijn uiteindelijk in 1973 bij het aangaan van de gemeenschappelijke regeling S.O.V., met Heerde afspraken gemaakt met betrekking tot de inbouw van de toen bestaande regelingen S.W.B. en S.D.O.V. Als gevolg daarvan, kon Heerde nog gedurende vijf jaar gebruik maken van de diensten van de S.D.O.V. tegen betaling va dezelfde kosten als aan de deelnemende gemeenten in rekening werden gebracht. Deze termijn kon op verzoek van Heerde worden verlengd tot ten hoogste tien jaar. E.e.a. werd geregeld in artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling S.O.V. op grond van de in bovengenoemd artikel gestelde “verlengingsmogelijkheid” besloot de raad van Heerde op 24 april 1978 de termijn te verlengen met vijf jaar, waardoor de regeling voor de gemeente Heerde met de S.D.O.V. zou vervallen per 1 januari 1984. Op de suggestie van het S.O.V. om voor deze periode een privaatrechtelijke overeenkomst aan te gaan, werd niet ingegaan.
In hun schrijven van 31 juli 1981 gaven b. en w. van Heerde te kennen de relatie met de S.D.O.V. per 1 januari 1984 wederom met vijf jaar te willen verlengen, met optie voor nogmaals vijf jaar. Een definitieve beslissing hieromtrent werd door het S.O.V. aangehouden totdat daarover door de werkgroep toekomstige positie S.D.O.V. concrete voorstellen werden gedaan. Van verlenging van de publiekrechtelijke relatie d.m.v. de gemeenschappelijke regeling kon evenwel geen sprake zijn, daar deze – zoals reeds eerder gesteld – zou vervallen per 1 januari 1984. met Heerde zou dus een andersoortige relatie moeten worden aangegaan. Een privaatrechtelijke dienstverleningsovereenkomst – gelijk als bij Hattem – was het gevolg, waarbij het S.O.V. zich verbond om in opdracht van of vanwege b. en w. van Heerde door de S.D.O.V. voor deze gemeente al die werkzaamheden te doen verrichten welke tot het takenpakket va dienst behoorden. De overeenkomst, ingaande per 1 januari 1984, werd aangegaan voor de van vijf jaar met een optie voor nogmaals vijf jaar.
Organisatie – ontwikkeling
Uit het hierbij gevoegde organisatieschema (bijlage A) blijkt, dat bij de instelling van de S.D.O.V. wed gedacht aan een “hoofd stedelijk gebied Apeldoorn”, die zou worden belast met de interne organisatie van de dienst en voorlopig zou worden gedetacheerd bij gemeentewerken, terwijl de gemeenten Epe, Hattem en Heerde een “eigen”dependance kregen toebedeeld. Sneller dan aanvankelijk werd verwacht besloten b. en w. van Apeldoorn echter het gehele stedelijke gebied in te brengen bij de stedenbouwkundige dienst, i.p.v. – zoals afgesproken – gefaseerd. Per 1 augustus 1969 werd deze inbreng effectief. Op 1 januari 1969 had de dienst, inclusief de directeur, een bezetting van 21 mensen, waarvan 16 afkomstig uit Apeldoorn, 3 uit Epe en 1 uit Heerde. In de loop van 1969 werd deze bezetting overeenkomstig het schema aangevuld met een directiesecretaris en werd ir. Liesker benoemd in de vacante functie van hoofd stedelijk gebied. De totale personeelsomvang bedroeg op dat moment 22.
Een voorstel van de directeur S.D.O.V. om aan de dienst een “hoofd bureau Apeldoorn” te verbinden ten behoeve van de voortgangscontrole was voor het bestuur eind 1971 de aanleiding aan de centrale personeelsdienst van Apeldoorn te vragen een organisatieonderzoek in te stellen. In het desbetreffende (eind) rapport van 18 mei 1973 werden twee uitgangspunten genoemd voor de verbetering van de situatie bij de S.D.O.V.: - invoering van een (multi-) projectorganisatie; - een tijdgebonden planning. De dienst zou organisatorisch gaan bestaan uit een afdeling stedenbouw, een afdeling planologisch onderzoek en een afdeling secretariaat ( bijlage B). De afdeling planologisch onderzoek was mede het gevolg van de fusie met het S.W.B. in een eerder stadium had reeds een wijziging van de verticale organisatie van de dienst plaatsgevonden, in die zin, dat aan de directeur was toegevoegd een “hoofd interne organisatie”. Het werken met de projectgroepen doorsneed de verticale organisatie. Op basis van het organisatierapport werd door de S.D.O.V. een “Actieplan Management – ontwikkeling” ontworpen. Dit omvatte een nadere uitwerking van de door de centrale personeelsdienst aanbevolen projectorganisatie inclusief de benodigde gemeentelijke disciplines en de kristallisatie daarvan in een capaciteit s - en tijdsplanning.
Medio 1976 heeft de verticale organisatie – structuur nogmaals een wijziging ondergaan, die enerzijds beoogde het verschaffen van een eigen plaats aan de juridische discipline naast de planologische en stedenbouwkundige en anderzijds het bundelen van de begeleidende en de ondersteunende taken (bijlage c).
In 1977 volgden de “Beekbergense overlegdagen”, waarin sterk het accent werd gelegd op de horizontale wijze van werken met als voorlopige afronding de instelling van de stuurgroep ruimtelijke ordening en Volkshuisvesting in datzelfde jaar.
Reeds in de loop van 1975 zijn binnen de stedenbouwkundige afdeling voor de Apeldoornse werkzaamheden een drietal vaste groepen ( taakgroepen) gevormd die ieder voor zich een bepaald deel van Apeldoorn bestreken. In de praktijk bleek het al snel gewenst ook uit de andere afdeling medewerkers aan de – tot dan toe stedenbouwkundige – taakgroepen tot te voegen. Daarmee evalueerde de taakgroep van een groep medewerkers uit de stedenbouw- kundige afdeling tot een vaste interdisciplinair samengestelde groep medewerkers uit de S.D.O.V. voor het leveren van het S.D.O.V. – aandeel in het ruimtelijke ordeningsgebeuren voor een bepaald deel van Apeldoorn. Met dit al ontstonden er binnen de dienst onduidelijkheden in bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Teneinde een antwoord te vinden op de ontstane situatie heeft er binnen de dienst onder begeleiding van de centrale personeelsdienst een uitvoering gedachten wisseling plaatsgehad, waarbij e.e.a. in een stroomversnelling geraakte door de activiteiten van de zogenaamde “commissie Dwarshuis”. Uiteindelijk werd de overleg – en werkstructuur van de S.D.O.V. in 1978 uitgewerkt in een organisatie – verordening die nooit formeel is vastgesteld, maar waarvan de hoofdlijnen wel ten grondslag lagen aan het functioneren van de dienst.
De matrix – organisatie ( bijlage D) die hieruit voortvloeide, kenmerkte zich door de navolgende structuur: - Vakgroepen. De dienst kende een drietal vakgroepen, stedenbouw, planologie en bestuurlijk – juridische zaken en een afdeling interne organisatie. In de vakgroepen waren de medewerkers met dienovereenkomstige opleiding en vakmatige achtergrond gegroepeerd. De vakgroepen stonden o.L.v. een vakgroephoofd. In en vanuit de vakgroep vond het overleg over vakmatig gericht onderwerpen plaats alsmede de vakmatige ondersteuning van de onderscheiden medewerkers. - Taakgroepen. Voor de uitvoering van de werkzaamheden waren de vakgroep medewerkers ondergebracht in een 5 – tal zogenaamde taakgroepen. Dit waren vaste interdisciplinaire groepen van medewerkers die met elkaar de werkzaamheden in een bepaald werkveld behartigden. In de meeste gevallen gebeurde dat in projectgroepverband. De S.D.O.V. kende een drietal taakgroepen die zich met deelgebieden van het Apeldoornse grondgebied bezighielden, alsmede een taakgroep structuur, die de overhuivende problemen van structurele aard voor Apeldoorn behartigde. Daarnaast hield een vijfde taakgroep (taakgroep dependance) zich bezig met de werkzaamheden voor de noordelijke gemeenten. Deze organisatie – structuur bleef tot aan de formele opheffing van het orgaan per 1 juli 1985 gehandhaafd.
Huisvesting
Ten aanzien van de huisvesting van de dienst hebben zich eveneens de nodige wisselingen voorgedaan. Bij de oprichting per 1 – 1 1969 was er een kamer voor de directeur beschikbaar in het kantoor van gemeentewerken aan de Deventerstraat te Apeldoorn; het vooralsnog gedetacheerde personeel – m.n. gerekruteerd uit het personeelsbestand van de gemeente Apeldoorn – behield de voordien toegewezen werkruimten. In Epe had de dienst ten behoeve van de dependance de beschikking over de zolderverdieping boven de brandweergarage. In het derde kwartaal van 1969 werd door b. en w. van Apeldoorn de barak bij de maquettezaal aan de Kerklaan 17a te Apeldoorn toegewezen aan de S.D.O.V. het duurde echter tot eind 1969 alvorens men zijn intrek kon nemen, omdat de administratie van gemeentewerken – die in de barak gehuisvest was – elders onderdak moest vinden. De dependance te Epe had inmiddels ook een ander pand ingenomen, te weten de vrijstaande kantoorvertrekken boven de Raiffeisenbank aan de prinses Julianalaan 2 te Epe. Met betrekking tot de toegankelijkheid c.q. bereikbaarheid geen ideale situatie, zoals later bleek. In de laatste week van 1971 vond verhuizing plaats van de barak aan de Kerklaan naar de “Brinklaanflat”. Het maquette – atelier bleef echter vooralsnog in de barak gehuisvest. Begin 1974 – nadat diverse alternatieve locatieonderzoeken op niets waren uitgelopen – ging ook het atelier over naar de “Brinklaanflat”. Na het opzeggen van de huur van de kantoorruimten door de Raiffeisenbank werd de dependance medio 1972 gedwongen om te zien naar andere huisvesting. Die werd gevonden in de vorm van het huren van een houten kantoorgebouw aan de Quickbornlaan 4 te Epe. Alhier bleef de dependance gevestigd tot en met de opheffing van de S.D.O.V. In verband met de ontstane ruimtenood in de Brinklaanflat – de S.D.O.V. “deelde” de flat met Gemeentewerken – verhuisde de dienst m.i.v. 1 januari 1979 naar het gebouw “De Brinkhof” aan de Nieuwstraat te Apeldoorn, alwaar men verbleef tot aan de opheffing van het orgaan.
Opheffing
De gemeente Apeldoorn heeft van het begin af moeite gehad met haar positie tegenover de dienst. Hoewel deze bedenkingen aanvankelijk leken te zijn overwonnen met de vervroegde overdracht aan de S.D.O.V. van het stedelijk gebied van Apeldoorn op 1 augustus 1969, stelde de burgemeester van Apeldoorn reeds op 21 september 1972 in het werkcomité de vraag wat de reactie van de deelnemende gemeenten zou zijn als de S.D.O.V. bij Apeldoorn zou worden ondergebracht. Het antwoord was, dat de regio – gemeenten elk voor zich een andere stedenbouwkundige zouden zoeken, hetgeen men zou betreuren. Het onbehagen van b. en w. van Apeldoorn t.o.v. de situatie bleef echter aanhouden. In een vertrouwelijke bespreking van het dagelijks bestuur van het S.O.V. op 10 oktober 1975 deelden b. en w. hun bezwaren mede: de kosten van de dienst zijn te hoog in verhouding tot die van particuliere bureaus en de voortgang van de plannen is te gering. Overigens was er ook onvrede over de dienst Gemeentewerken. Het functioneren van zowel de dienst Gemeentewerken als de S.D.O.V. werd door b. en w. van Apeldoorn uitvoering met de beide directies besproken teneinde vertragingen in de stedenbouwkundige planprocessen in de toekomst te voorkomen d.m.v. een betere afstemming van de planningen.
In een extra – vergadering van het dagelijks bestuur van het S.O.V. op 17 juni 1976 deelde de voorzitter mede, dat b. en w. van Apeldoorn uiteindelijk weer de voorkeur gaven aan een eigen stedenbouwkundig apparaat. Over de uitwerking van deze gedachte vond nog beraad plaats. Deze mededeling werd met verrassing ontvangen. Bij brief van 14 juli 1977 gaven b. en w. een uiteenzetting van de problemen met betrekking tot het functioneren van de S.D.O.V. voor Apeldoorn. Na afweging van mogelijke oplossingen kwam men hierbij tot de uitspraak “de S.D.O.V. vooralsnog (8 a 10 jaar) te handhaven als tak van dienst van het S.O.V., met dien verstande, dat Apeldoorn er naar blijft streven op den duur in het kader van de gemeentelijke reorganisatie het stedenbouwkundig en planologisch werk onder te brengen in een dienst ruimtelijke ordening”.
Tegelijkertijd speelde de problematiek met betrekking tot de herstructurering van het S.O.V. i.v.m. het onvoldoende (kunnen) functioneren van dit orgaan; voornamelijk als gevolg van de aan dit orgaan toegekende bevoegdheden in relatie tot de omschreven doel – c.q. taakstelling.
De voorstellen van b. en w. van Apeldoorn zoals verwoord in de brief van 14 juli 1977, zouden nader worden uitgewerkt – conform opdracht van het S.O.V. – door dezelfde ambtelijke werkgroep die ze had voorbereid, de zogenaamde “Commissie Dwarshuis”. E.e.a. heeft geresulteerd in een ontwerp – organisatieverordening in 1978, als onderdeel van het voorstel tot herziening van de samenwerkingsregeling, dat echter niet verder in behandeling kwam als gevolg van het ontbreken van duidelijkheid omtrent de bestuurlijke reorganisatie. Nadat in de vergaderingen van 15 september en 19 november 1980 van respectievelijk het dagelijks en algemeen bestuur van het S.O.V. , principe – besluiten waren genomen tot afkoppeling van de S.D.O.V. van het S.O.V. en omvorming tot een gemeentelijke dienst van Apeldoorn, werd de werkgroep toekomstige positie S.D.O.V. (T.O.P.) ingesteld. Deze werkgroep werd gevraagd een overgangsregiem te formuleren voor de S.D.O.V. op grond waarvan de dienst, los van de realisering van de totstandkoming van de nieuwe samenwerkingsregeling, voorlopig kon worden gehandhaafd, waarna overname door de gemeente Apeldoorn zou plaatsvinden.
Het inwerking treden van de nieuwe wet gemeenschappelijke regelingen per 1 januari 1985 en de reorganisatie van het ambtelijk apparaat van Apeldoorn af te ronden per 1 juli 1985 – heeft het proces om te komen tot een gemeentelijke stedenbouwkundige dienst aanmerkelijk versneld. Onder het regiem van die wet diende de gemeentchappelijke regeling S.O.V. te worden gewijzigd, waarbij de S.D.O.V. als tak van dienst van dat orgaan werd opgeheven; hetgeen – feitelijk – geschiedde per 1 juli 1985. De zgn. dienstverleningsovereenkomsten voor het verrichten van stedenbouwkundige werkzaamheden door de S.D.O.V. – aangegaan tussen het S.O.V. en de gemeenten Hattem en Heerde – werden door de gemeente Apeldoorn – i.c. de dienst Ruimtelijk Beheer – overgenomen. Dat gebeurde conform de in de overeenkomsten opgenomen clausules die vermeldden dat bij een eventuele onderbrenging van de S.D.O.V. bij de gemeente Apeldoorn de rechten en verplichtingen voortvloeiende uit deze overeenkomsten overgingen op de gemeente Apeldoorn, tenzij de betreffende gemeenten er de voorkeur aan gaven de overeenkomsten – zonder verplichting – te beëindigen. Dit laatste echter was niet het geval. Ten behoeve van een geleidelijke afbouw van het stedenbouwkundige werk werd met de gemeente Epe per 1 juli 1985 een soortgelijke dienstverleningsovereenkomst aangegaan voor een periode van 5½ jaar, met de mogelijkheid – evenals bij Hattem en Heerde – van stilzwijgende verlenging. De dependance in Epe – nu onderdeel van de dienst Ruimtelijk Beheer – bleef hierdoor voorbestaan.
Met ingang van 1 juli 1985 zijn alle ambtenaren van de S.D.O.V. vrijwillig in dienst getreden van de gemeente Apeldoorn, waarvan het merendeel kon worden herplaatst binnen de dienst Ruimtelijk Beheer.
2. Geschiedenis van het archief
Algemeen
Het archief van de S.D.O.V. werd gevormd in de periode vanaf het formeel inwerking treden van de desbetreffende gemeenteschappelijke regeling per 1 januari 1969 tot aan de feitelijke opheffing van het orgaan op 1 juli 1985.
Gedurende het eerste (levens) jaar van de dienst werd door de afdeling Interne Zaken van de dienst Gemeentewerken Apeldoorn medewerking verleend in de vorm van type – en stencilwerk, postbehandeling c.q. – registratie en literatuur – circulatie, alsmede door het beschikbaar stellen van archief – en documentatiebescheiden. Deze medewerking was noodzakelijk, omdat eerst in de loop van 1969 de voor een goed functioneren van de van de dienst noodzakelijk personeelsbezetting in gang werd gezet en het gedetacheerde personeel vooralsnog zijn eigen werkruimte bij gemeentewerken behield.
De bepalingen van de Archiefwet 1962 en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsvoorschriften, zoals het Archiefbesluit 1968 (voorzover betrekking hebbend op de archiefbescheiden van de gemeenten) en het Besluit post – en Archiefzaken der gemeente Apeldoorn, waren van overeenkomstige toepassing op de S.D.O.V. De zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden berusten – vanaf 1974 – bij respectievelijk het dagelijks bestuur van het S.O.V. en de directeur van de dienst. In de voorafgaande jaren was e.e.a. op identieke wijze geregeld, zij het onder de toenmalige werking van de “gemeenschappelijke regeling S.D.O.V.” . Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden werd uitgeoefend door de gemeente –archivaris van Apeldoorn, terwijl de archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn was aangewezen voor de over te brengen archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, 1e lid, van de Archiefwet 1962.
Post – en registratieprocedures
Zowel de dienst zelve – met als standplaats Apeldoorn – als de dependance hielden een eigen registratuur bij. Art. 8 van het besluit post – en Archiefzaken van de gemeente Apeldoorn, dat hierop van toepassing was, maakte het nl. mogelijk in zgn. neven - administraties (lees: dependance) een “eigen” behandeling van post – en archiefzaken in te voeren. Dat hierbij “dubbelboekingen” nauwelijks te vermijden waren, moge onderstaand duidelijk worden.
De centrale postbehandeling vond plaats in Apeldoorn en vormde een onderdeel van de werkzaamheden van de afd. interne zaken. Alle post – zowel van als aan externen en de deelnemende gemeenten c.q. het S.O.V. – werd hier ontvangen, gedistribueerd en verzonden (via de postronde van de gemeente Apeldoorn), alsmede geregistreerd door middel van het fiche doorschrijfsysteem. De (nieuwe) opdrachten/projecten werden bij de postinschrijving voorzien van een afzonderlijk stempel met vermelding van een zgn. projectnummer, toegekend door een medewerker van het bureau projectbegeleiding. Dit nummer was noodzakelijk i.v.m. de opdrachtenregistratie en de urenverantwoording van de S.D.O.V. In het tijdvak 1970 t/m 1973 werden zowel de ingekomen als de te verzenden stukken in een agenda geregistreerd. Vanaf 1974 gebeurde dit gescheiden, met ieder een eigen nummering. Een wijziging van de procedure t.a.v. de uitgaande post had tot gevolg, dat m.i.v. 1982 afschriften c.q. kopieën van verzonden stukken chronologisch tot series werden geordend, waardoor de agenda als zodanig kwam te vervallen. Na de expeditie gold als regel de archiefexemplaren met bijbehorende stukken te deponeren en z.s.m. op te bergen in het archief. Stukken t.b.f. de dependance werden – na in boeking ter behandeling doorgestuurd. Regelmatig vond rappellering van stukken plaats in het kader van de voortgangs- en afdoeningscontrole, terwijl ook de verblijfplaatsadministratie nauwgezet werd bijgehouden.
De dependance bediende zich van een eenvoudig inschrijfregister in boekvorm, waarmee ingekomen en uitgaande stukken chronologisch werden ingeschreven. In principe werd alle correspondentie met de noordelijke gemeenten (Epe, Hattem en Heerde) gevoerd door de dienst te Apeldoorn, met afschriften aan de dependance, indien de opdracht aldaar berustte. In de praktijk echter kwam het regelmatig voor, dat deze gemeenten stukken rechtstreeks toestuurden aan de dependance, ter informatie c.q. kennisname bij de werkzaamheden aan de onder hen ressorterende zaken en projecten. Conform “algemene machtiging”van de desbetreffende gemeentebesturen vond eveneens verzending, alsmede registratie, van bepaalde stukken – voor het merendeel plansetten*) aan de provinciale planologische commissie – vanuit de dependance plaats. Dit was mogelijk, doordat de directeur van de dienst op gezette tijden domicilie koos in de dependance en aldaar de ondertekening c.q. parafering verrichtte. Afschriften hier van werden altijd toegezonden aan de dienst in Apeldoorn.
Archiefbeheer
De wijze waarop ordening van de archiefbescheiden plaatsvond was zaaksgewijs. Daarnaast werden groepen van bescheiden – men denk hierbij bijv. aan de agenda’s en notulen van vergaderingen van het S.O.V. – gerangschikt tot series. Voor de ordening werd als basis gebruikt de “archiefcode V.N.G.”, waarbij rekening werd gehouden met de verschillende gemeenten als opdrachtgevers door middel van het toekennen van een aanvullende annotatie aan het hoofdgetal.
Medio 70- er jaren werd de invloed van het werken in horizontale verbanden in relatie tot de archivering zichtbaar. Het functioneren van de projectgroepen leverde problemen op bij de registratie, voortgang s – en afdoening s controle van de archiefbescheiden. Het (langdurige) gebruik van werkdossiers door projectgroepen werkte belemmerend voor een goede dossiervorming.
In verband met de nieuwe organisatie – structuur en een mogelijke overdracht t.z.t. werd het archief per 1 januari 1979 “afgesloten” (personeelsdossiers uitgezonderd), waardoor een zgn. “10 jaren blok” ontstond. Consequenties had deze splitsing niet, vanwege het feit, dat de structuur van het archief, alsmede de wijze van archivering, niet veranderde.
N.B. *) planset = een volledig bestemmingsplan, bestaande uit: plantoelichting, planvoorschriften en tekeningen.
Uit het voorgaande blijkt, dat naast de vorming van het “eigenlijke dienstarchief” ook bij de dependance in de loop der tijd een archief is ontstaan, dat echter inhoudelijk bestond louter uit duplicaten (werkexemplaren), enkele stukken uitgezonderd, waardoor feitelijk sprake was van een zgn. “schaduw – archief”.
Voor de inrichting en organisatie van de financiële administratie werd aangewezen een comptabele, die formeel werkzaam was bij de dienst gemeentewerken Apeldoorn. Alle verrichtingen dienaangaande vonden dan ook plaats door en vanuit deze dienst, hetgeen ertoe leidde tevens de administratie hier onder te brengen.
De archivering van en het beheer over het door de dienst geproduceerde basis – kaartmateriaal (calques*) werd uitgevoerd door de stedebouwkundige afdeling met behulp van een specifiek ontwikkeld coderingssysteem.
Vernietiging van archiefbescheiden heeft nauwelijks plaatsgevonden. Slechts een hoeveelheid bescheiden afkomstig van bureau statistiek is in 1982, overeenkomstig de “lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente – archieven van na 1850” d.d. 14 januari 1948, nr.11995 en 6 maart 1948, nr. 56931, van de Ministers van Binnenlandse zaken en van onderwijs, kunsten en wetenschappen, door de Inspectie der Domeinen Midden – Nederland vernietigd.
De S.D.O.V. maakte voor het opbergen en bewaren van stukken tijdens de dynamische fase gebruik van lade – kasten. Ten tijde van de huisvesting in de “Brinklaanflat”bevond het (semi-) statisch archief zich op de 10e etage, waar men een kleine archief – ruimte tot zijn beschikking had, die echter niet voldeed aan de eisen gesteld in art. 12 van het Besluit post – en archiefzaken van de gemeente Apeldoorn. Bij de verhuizing naar “De Brinkhof”kreeg men voor de opslag van het (semi) statisch archief een kleine ruimte op de 3e etage toegewezen, gevolgd door een extra ruimte in de kelder van het gebouw, die beiden eveneens niet voldeden aan de gestelde eisen. De dependance had geen archiefruimte als zodanig.
In het kader van de ( formele) opheffing van de S.D.O.V. werd bij de vaststelling van het liquidatieplan bepaald, dat het S.D.O.V. – archief most worden overgedragen aan de gemeente Apeldoorn, i.c. de sector stadsontwikkeling (i.v.m. de inpassing van de dienst binnen deze sector).
N.B. *) calque= een (technische) tekening op doorschijnend papier c.q. andersoortig materiaal |
|
|
| Verantwoording |
| Zoals vermeld in de vorige paragraaf, is het archief van de S.D.O.V. na opheffing van dit orgaan, overgebracht naar de sector stadsontwikkeling van de gemeente Apeldoorn. Het Besluit post – en Archiefzaken der gemeente Apeldoorn – hierop van toepassing – vastgesteld door b. en w. d.d. 10 juni 1970 stelt in artikel 11,1e lid: “Het hoofd van een beheerseenheid – i.c. de algemeen directeur van de sector stadsontwikkeling – draagt zorg voor het aanleggen en bijhouden van een volledige inventaris voor ieder archief dat onder hem berust”.
Nijpend ruimtegebrek als gevolg van de groeiende achterstand in selectie en inventarisatie van semi – statische archieven binnen de gemeente Apeldoorn c.q. sector stadsontwikkeling was voor ondergetekenden een drijfveer voor het starten met de werkzaamheden voor de inventarisatie van het S.D.O.V. – archief in september 1988, nadat in het kader van de cursus voortgezette vorming Archiefbeheer (V.V.A.) dit archief daartoe geschikt werd bevonden en van de coördinator van de cursus toestemming was verkregen dit werkstuk gezamenlijk als een geheel op te zetten en als zodanig in te leveren.
De periode waarover de inventarisatie zich uitstrekt loopt vanaf de oprichting per 1 januari 1969 tot aan de opheffing van het orgaan op 1 juli 1985. dossiers met betrekking tot aangelegenheden die nog in behandeling waren ten tijde van de feitelijke opheffing en waar de beslissingen door het “nieuwe” orgaan zouden worden genomen, zijn in principe in het archief van de sector stadsontwikkeling opgenomen. Waar nodig zijn verwijzingen aangebracht. Het leek ons weinig zinvol slechts een deel van het archief te beschrijven (bijvoorbeeld een “10 – jaren blok”) daar veel dossiers een zeer langdurige procedure kennen – inherent aan het taakgebied van de dienst i.c. de ruimtelijke ordening – en het archief zich uit praktische overwegingen het best liet beschrijven als een afgerond geheel.
Het archief afgesloten per 1 juli 1985 – verkeerde fysiek en qua ordening in goede staat en bevond zich in een archiefruimte in het gebouw “De Brinkhof”. Aldaar waren de archief bestanddelen (dossiers) in archiefdozen opgeborgen, die in numerieke volgorde stonden opgesteld. Elk bestanddeel was voorzien van het desbetreffende doosnummer. Dit nummer staat tevens vermeld in de “dossier – inventaris”. In verband met de huur – beëindiging van deze ruimte gedurende de inventarisatie – werkzaamheden, hebben wij het archief overgebracht naar de “Brinklaanflat”, nadat een archiefruimte daartoe kon worden vrijgemaakt. De werkzaamheden vonden vervolgens van daaruit plaats.
De omvang van het archief bedroeg ± 106 meter’; exclusief een bestand van ± 14 meter’ dat aanwezig was in de dependance te Epe en nagenoeg geheel uit duplicaten bestond. Alvorens wij dit echter met zekerheid konden vaststellen zijn de archiefeenheden (dossiers) van de dependance inhoudelijk vergeleken met die van het “eigenlijke dienstarchief”, waarna eventuele originelen danwel overige stukken vanuit deze “dependance – dossiers” ingevolge het bestemmingsbeginsel zijn teruggebracht in de “dienst – dossiers”. Vernietiging echter van dit zogenaamde “schaduw – archief” van de dependance is vooralsnog niet gewenst in verband met regelmatige raadpleging hieruit ten behoeve van de werkzaamheden. Na selectie bleef ± 50 meter archief over voor inventarisatie. De overige bescheiden ± 56 meter worden te zijner tijd vernietigd. Het geïnventariseerde archief zal in de loop van 1990 worden overgebracht naar het gemeentearchief van Apeldoorn, waarna het openbaar is, zonder beperkend bepalingen.
Plan van aanpak
Alvorens met de inventarisatie te starten, was het noodzakelijk een goed inzicht te verkrijgen van de inhoud van het archief. Daartoe hebben wij aan de hand van de dossier - inventarissen steekproefsgewijs diverse archiefbestanddelen c.q. dossiers doorgenomen. Hierop aansluitend werd in het kader van de vernietigingsprocedure overleg gevoerd met medewerkers van de dienst ruimtelijk Beheer der gemeente Apeldoorn, zijnde de dienst waarop de functies van de S.D.O.V. zijn overgegaan en de gemeente – archivaris. Dit overleg groeide uit tot een continu proces, waarbij met name ex-medewerkers van de stedenbouwkundige dienst betrokken waren. De positie die de S.D.O.V. als initiërende instantie innam in het planologisch proces van de desbetreffende gemeenten is een belangrijk criterium geweest bij de selectie van de bescheiden. Uiteindelijk is een “staat van voor vernietiging in aanmerking komende stukken” opgemaakt, waarna b. en w. van Apeldoorn ( als zorgdrager ) last hebben gegeven tot vernietiging (bijlage 2). In de loop van dit jaar zullen deze archiefbescheiden daadwerkelijk worden vernietigd.
Door de volledige integratie van de financiële administratie in die van de dienst Gemeentewerken Apeldoorn was het ondoenlijk c.q. onmogelijk deze boekhoudkundige bescheiden apart te inventariseren. De grootboeken en grootboekkaarten zijn in het kader van de door de dienst Gemeente - werken gevoerde boekhouding geplaatst onder de noemer “Technische Diensten”, waaronder ook andere diensten en bedrijven gerangschikt zijn (bijvoorbeeld ANOV, Grondbedrijf). Deze integratie was mede een gevolg van de rekening – courant verhouding met de dienst Gemeentewerken en in zekere zin onvermijdelijke, omdat een medewerker van de financiële afdeling van bovengenoemde dienst was aangewezen als comptabele van de S.D.O.V.
Het basis – kaartmateriaal (calques) is na de opheffing van de dienst overgedragen aan en als zodanig in gebruik bij de rechtsopvolger i.c. de sector stadsontwikkeling, dienst ruimtelijk beheer.
De gegevens uit personeelsdossiers betreffende medewerk (st) ers van wie het dienstverband was beëindigd voor de overname van de S.D.O.V. door de gemeente Apeldoorn, zijn – na schoning – door het Gemeente – Archief van Apeldoorn op micro – film vastgelegd (film – nummers 1743 – 1744). Van een drietal “markante” persoonlijkheden worden de personeelsdossiers bewaard en in de inventaris opgenomen. De personele gegevens van de ambtenaren die per 1 juli 1985 in dienst zijn getreden van de Gemeente Apeldoorn, berustten bij de sector stadsontwikkeling.
De inventarisatie – werkzaamheden kenmerken zich door de volgende stadia: a. voorlopig beschrijven; b. ineenzetten van de inventaris: - definitief beschrijven; - definitief rubriekenschema; - definitief ordenen; c. schrijven van de inleiding en samenstellen van de bijlagen.
Ad a:
Het (voorlopig) beschrijven van de archiefbestanddelen – bezien vanuit het gezichtspunt van de administratie – geschiede op fiches in de volgorde waarin wij het archief aantroffen. Voor de verschillende kenmerken, zoals redactionele vorm, inhoud, ontwikkelingsstadium, datering en uiterlijke vorm reserveerde wij vaste plaatsen op het fiche. In dit eerste stadium hebben wij eveneens de nodige feitelijke gegevens (taak, competentie, organisatie etc.) vermeld, die ons in een latere fase goed van pas konden komen. Elk fiche kreeg een voorlopig doorlopend nummer, dat correspondeerde met het nummer op het bijbehorende archiefbestanddeel. Indien het bestanddeel voor vernietiging in aanmerking kwam, werd dit op het fiche door middel van een “V” kenteken aangeduid. Tevens vermeldden wij het classificatienummer als indicatie voor de indeling in categorieën van de vernietigbare stukken ten behoeve van de “vernietigingsstaat”. Het kwam geregeld voor, dat wij op een fiche een aantal nummers tegelijk verwerkten middels een verzamelbeschrijving, hetgeen onder meer het geval was bij series en bestemmingsplannen, bestaande uit meerdere dossier – omslagen. Nadat het gehele archief voorlopig was beschreven, de zogenaamde “v – fiches” uit het bestand gelicht en afzonderlijk gegroepeerd. Vervolgens is een concept – rubriekenschema ontworpen, overeenkomstig de structuur van het archief.
Ad b:
Na het ontwerpen van het rubriekenschema hebben wij de fiches herordend primair volgens dit schema en secundair binnen de afzonderlijke rubrieken volgens een bepaalde systematiek, waarop we in de volgende paragraaf nader zullen ingaan. Consequentie hiervan was het verbreken van de numerieke volgorde van de fiches, waardoor in veel gevallen meerdere fiches konden worden samengevoegd met een herziene of aangepast beschrijven, waarbij de redactie beknopt en exact diende te zijn. De exclusiviteit van de inhoudsbeschrijving van elk nummer en elke rubrieksaanduiding moest vooropstaan, dat wil zeggen dat bij iedere beschrijving tot uiting moest komen waarin de inhoud zich onderscheidde van die van de overige inventarisnummers of rubrieken. Elk fiche werd zodoende op zijn merites bekeken. Nadat de fiches definitief waren beschreven volgde ook de definitieve vaststelling van het rubriekenschema alsmede de volgorde binnen die rubrieken. De voorlopig toegekende inventarisnummers vervingen wij vervolgens door definitieve. De afrondende werkzaamheden zoals omnummering van de omslagen, plaatsing in de nieuwe volgorde etcetera zullen in de komende tijd hun beslag krijgen.
Ad c:
Bij het schrijven van de inleiding is voor wat betreft de “geschiedenissen van het orgaan en het archief” gebruik gemaakt van de reeds op diverse fiches gemaakte aantekeningen omtrent organisatie, taak etcetera van de dienst. De meeste informatie echter hebben wij na het definitief beschrijven en ordenen verkregen d.m.v. een uitgebreid onderzoek van het archief en de archiefvormende instantie, waarbij m.n. gebruik is gemaakt van bronnen in het archief zelve, zoals reglementen, overeenkomsten, notulen etcetera. Ook een aantal direct betrokkenen bij het “verleden” is hieromtrent geraadpleegd.
Gelet op de unieke status van de S.D.O.V. alsmede de bijzondere positie die zijn innam in het planologisch proces – zowel regionaal als gemeentelijk bezien – hebben wij gemeend een uitvoerige inleiding te moeten schrijven (onderverdeeld in “sub”paragrafen), waarin alle facetten worden belicht die een wezenlijke invloed hebben gehad op de levensloop van de dienst.
Ten behoeve van de volledigheid en overzichtelijkheid hebben wij een aantal bijlagen samengesteld van de inleiding alsmede van de inventaris, waarbij laatstgenoemden (behoudens de “vernietigingsstaat” ) als nadere toegang kunnen dienen.
Systematiek van de inventaris
De inventaris is verdeeld in twee hoofdafdelingen, te weten: 1. Stukken van algemene aard, waaronder wordt verstaan: - seriematige stukken, die door hun aard niet bij een onderwerp zijn in te delen; - overige stukken, die het gehele orgaan betreffen en geen betrekking hebben op een bijzondere taakuitoefening c.q. onderwerp.
ll. stukken betreffende bijzondere onderwerpen, die betrekking hebben op het organisme als zodanig (interne organisatie en personeel), de taken van de dienst alsmede de Medezeggenschapscommissie.
De bijlagen van de inventaris (uitgezonderd de “vernietigingsstaat”) hebben betrekking op de door ons geïnventariseerde bestemmingsplannen van de desbetreffende gemeenten. Door middel van geografische gebiedsindelingen per gemeente wordt verwezen naar de desbetreffende bestemmingsplannen.
Bij de indeling en opbouw van de inventaris zijn wij uitgegaan van de oorspronkelijke structuur van het archief gerelateerd aan de functies (taken) en organisatie van de dienst. De ordening van de onderwerpen geschiedde volgens de systematiek van de “Basis Archiefcode V.N.G.”. Binnen de (sub) rubrieken is, voor zover van toepassing, consequent de (alfabetisch – chronologische) volgorde aangehouden: Apeldoorn, Brummen, Epe, Hattem, Heerde en S.O.V.
De redactionele aanduiding “stukken betreffende …..” hebben wij toegepast bij verzamelbeschrijvingen, bij niet afgehandelde c.q. incomplete zaken (bijvoorbeeld ontwerp – bestemmingsplannen), bij stukken van verschillende redactie en/of met gemengde inhoud en bij diverse zaken die in een of meerdere mappen op chronologische volgorde zijn opgeborgen. De aanduiding “Dossier(s) inzake ….” Is gebruikt bij de door de administratie als zodanig gevormde dossiers, waarbij expliciet sprake is van een of meerdere afgehandelde zaken.
Het onderdeel “Taakuitoefening” bestaat uit twee hoofdrubrieken: A. planologische regelingen; B. planologische onderzoekingen op diverse beleidsvelden.
Ad A:
De onder de subrubrieken “voorschriften en richtlijnen” van de gemeenten Epe, Hattem en Heerde beschreven en blanco genummerde archiefbestanddelen zijn verwezen naar de desbetreffende inventarisnummers behorende bij de gelijknamige sub – rubrieken van de gemeenten Apeldoorn en Epe. De door de administratie gevormde en geordende dossiers dienaangaande bevatten namelijk voorschriften en richtlijnen die, a.g.v. de juridische en bestuurlijke omstandigheden, specifiek werden opgesteld voor een toegepast door de gemeente Apeldoorn respectievelijk gemeente Epe, doch voor het merendeel tevens betrekking hadden op de overige gemeentelijke opdrachtgevers.
Ofschoon in deze inventaris een hoofdrubriek “planologische onderzoekingen c.a.” voorkomt (als taak – c.q. organisatieonderdeel van de dienst) zijn bij de stukken betreffende de structuurplannen – ressorterende onder de gelijknamige sub – rubrieken – ook planologische onderzoeken c.a. beschreven. Door het specifieke karakter alsmede de wettelijke basis (Besluit op de ruimtelijke ordening) van deze onderzoeken konden verwijzingen vanuit de genoemde hoofdrubriek beperkt blijven.
De onder de sub – rubrieken “Bestemmingsplannen” beschreven plannen van de desbetreffende gemeenten zijn op alfabetische volgorde gerangschikt. Voor een bestemmingsplan met twee gebieds – of perceelsaanduidingen was de eerstgenoemde aanduiding in de beschrijving bepalend voor de alfabetische rangschikking van dit plan. Het overige gebied / perceel is ook als zodanig beschreven en gerangschikt, zijn het, dat hierbij gebruik is gemaakt van blanco nummers met “zie”- verwijzingen. De inhoudsbeschrijvingen van stukken betreffende de bestemmingsplannen worden gekenmerkt door bondige en uniforme aanduidingen (“Totstandkoming plan; Herzieningen”; etcetera) ter bevordering van de duidelijkheid en overzichtelijkheid van de inventaris. Omwille van de ruimtebesparing alsmede uit praktische overwegingen zijn deze aanduidingen niet nader beschreven, daar anders te gedetailleerde beschrijvingen zouden ontstaan, die telkenmale herhaald dienden te worden. E.e.a. zou leidden tot een overladen en onrustige bladspiegel. Uitzondering op deze regel vormde het bestemmingplan “de maten 1972”, alwaar een fijnmazige uitwerking in gebieden heeft plaatsgehad. Om de gebruiker van deze inventaris hieromtrent toch van dienst te zijn hebben wij in de omslagen behorende bij de eerst vermelde inventarisnummers van de afzonderlijke aanduidingen – mits meerdere nummers omvattend – een inhoudsopgave gevoegd, die tevens de inhoud weergeeft van de overige omslagen (inventarisnummers) binnen deze aanduiding. Ter verduidelijking: de aanduiding “Totstandkoming plan” heeft betrekking op het zogenaamde “moederplan” en omvat het gehele planproces dienaangaande tot en met het eventueel onherroepelijk worden van dit plan. De volgorde van de aanduidingen binnen de verzamelbeschrijvingen is chronologisch, met dien verstande, dat de “Tekeningen” te allen tijde direct onder de beschrijving “Totstandkoming plan” zijn gerangschikt, daar zijn altijd betrekking hebben op het “moeder – plan”. Een enkele keer bevinden zich hieronder ook tekeningen met betrekking tot herzieningen c.q. uitwerkingen, doch deze hebben geen effect op de volgorde. Voor de dossier – beschrijvingen, waarbij sprake is van afzonderlijke tekeningen – mappen, zijn dezelfde principes gehanteerd. Overigens zij vermeld, dat de tekeningen door de administratie tot aan 1979 in afzonderlijke mappen werden opgeborgen. Nadien zijn ze geïntegreerd in de dossier.
Ad B:
Wij hebben reeds vermeld, dat bij de indeling van het inventarisschema is uitgegaan van de doelstelling en taken van de S.D.O.V. ; e.e.a. conform de structuur van het archief. Een van de pijlers binnen de organisatie – structuur van de dienst vormde de afdeling planologische onderzoeken. De door deze afdeling geproduceerd stukken betreffende planologische onderzoeken en statistieken, in relatie tot en ten behoeve van de verschillende gemeentelijke (regionale) beleidsdisciplines, werden door de administratie met behulp van de “coda V.N.G” geklasseerd en naar hun onderwerpen (rubrieken) geordend. De aldus ontstane orde kon – bezien vanuit het gezichtspunt van de taakuitoefening van de dienst – niet onverkort gehandhaafd blijven. Daarom is besloten hiervan af te wijken, in die zin, dat deze bescheiden volgens de systematiek van de “code V.N.G.” rubrieksgewis zijn gerangschikt onder de ( nieuwe geformuleerde) hoofdrubriek “planologische onderzoekingen op diverse beleidsvelden”. Overigens hebben wij a.g.v. de feitelijke aanwezigheid der stukken (al dan niet door selectie) een aantal rubriekaanduidingen moeten aanpassen.
Tot slot van deze inleiding willen wij onze mentor, de heer C. Volkers, adjunct – archivaris van de gemeente Apeldoorn, dank zeggen voor de wijze waarop hij ons gedurende de inventarisatie – werkzaamheden immer met raad en daad terzijde heeft gestaan. Tevens een woord van dank aan de heer H.J. de Roo, medewerker van het Gemeentearchief van Apeldoorn, die ons behulpzaam is geweest bij de uitvoering van bepaalde werkzaamheden. |
|
|