- Inleiding
Geschiedenis van het archief | Door het bestuur van de Veluwse Golf Club is gedurende 2013 een aantal leden benaderd met de vraag of zij bereid zouden zijn “iets” te willen doen aan de staat van het archief van de golfclub. Wat dat “iets" precies zou moeten of kunnen zijn was op dat moment nog niet geheel duidelijk. Dit verzoek van het bestuur heeft eind 2013 geleid tot de aanstelling van een archiefcommissie. Deze archiefcommissie is vervolgens aan de slag gegaan.
Geschiedenis van de Veluwse Golfclub (VGC)
De Veluwse Golf Club is op 15 oktober 1957 opgericht. De leden kregen voor het spelen van golf de beschikking over een stuk grond van ongeveer 6 hectare gelegen in Park Berg en Bos te Apeldoorn. In de daarop volgende jaren werd duidelijk dat de VGC levensvatbaar was en men ging op zoek naar een terrein om een echte baan aan te leggen. Uiteindelijk werd een stuk grond gevonden in Hoog Soeren. Na toestemming van de Koninklijke familie ging op 12 maart 1962 de eerste schop in de grond voor de aanleg van de nieuwe golfbaan. Het ontwerp van de Engelse golfarchitect C.K. Cotton werd vorm gegeven door de Mechanische Uitrustings Compagnie van de Genie.
Voor de leden werd de baan op 18 mei 1963 opengesteld met een wedstrijd over 9 holes. Op 29 mei 1965 zijn de baan en het clubhuis officieel geopend. Toen de VGC in 1963 ging spelen in Hoog Soeren werd het terrein gepacht van de Kroondomeinen, toen nog in bezit van de Koninklijke Familie. Eind februari 2003 werd de VGC eigenaar van de grond waarop de baan is aangelegd.
De geschiedenis van de VGC staat uitgebreid beschreven in het Jubileumboek VGC dat ter gelegenheid van het 50-jarig bestaan van de VGC is uitgegeven in 2007.
Geschiedenis van het archief
Over de lotgevallen van het archief is niet veel bekend. Er ontbreekt helaas in de overgebleven stukken een instructie voor het aanleggen en onderhoud van het archief van de vereniging. Zoals gebruikelijk bij verenigingen zal het beheer van het archief een verantwoordelijkheid zijn geweest van de secretaris. Deze immers zorgde voor het notuleren van de vergaderingen, het samenstellen van de agenda’s al of niet in samenspraak met de voorzitter en de ingekomen en uitgaande post. De ledenadministratie was in de beginjaren ook een taak geweest van de secretaris.
In 1990 is mevrouw Kamphuis aangesteld als medewerkster van het Secretariaat. Bij deze functionaris en haar opvolgsters heeft sinds die tijd de verantwoordelijkheid voor de ledenadministratie gelegen. De zorg voor de financiële administratie was in handen van de penningmeester. De afzonderlijke commissies waren verantwoordelijk voor hun eigen administratie al zijn ook hiervan geen nadere instructies bewaard gebleven. Door de tijd heen hebben verschillende secretarissen en penningmeesters op verschillende wijze het archief gevormd en beheerd. Dit is onder meer terug te zien in de diverse manieren waarop de series ingekomen en uitgaande stukken zijn opgezet: nu eens chronologisch geborgen dan weer alfabetisch. Ook lijkt er lange tijd geen sprake geweest van centrale berging van het archief. Tijdens de samenstelling van het Jubileumboek in 2007 bleek dat belangrijk archiefmateriaal thuis bij oud-bestuursleden te vinden was. Mogelijk is daardoor in de loop der jaren ook veel materiaal verloren gegaan. Sedert 2013 bevindt zich het archief in het clubhuis te Hoog Soeren en zijn ook de afgedwaalde archiefstukken van oud- bestuursleden hier ondergebracht. |
| Verwerving | Het archief is eind 2016 ondergebracht in de gemeentelijk archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn, onder beheer van de stichting CODA. Ten behoeve van de formele overbrenging zal een overeenkomst van bewaargeving worden opgesteld en getekend. |
|
|
| Inhoud en Structuur |
| Selectie | Stukken die in aanmerking kwamen voor vernietiging werden afgezonderd. Een lijst daarvan werd ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd en geaccordeerd. Vervolgens werden die stukken door een professioneel archiefvernietigingsbedrijf vernietigd. |
| Ordening | Voor de feitelijke inventarisatie van het archief is gebruik gemaakt van het archiefschema van de Keppelse Golfclub, opgesteld door de heer Van Krugten in juli 2000. Zoals gebruikelijk maakt de inventaris onderscheid in stukken van algemene aard en stukken van bijzondere aard. Onder de stukken van algemene aard vindt men de notulen van de algemene en bijzondere ledenvergaderingen, de bestuursvergaderingen en de correspondentie van de vereniging, de series mededelingen aan de leden, de (schaarse) jaarverslagen en de financiële verantwoording. Daarna volgen de stukken van bijzondere aard, met tal van onderwerpen die in de vereniging sinds haar oprichting in 1957 hebben gespeeld: de oprichting, de aanleg en uitbreiding van de baan, de ledenadministratie, de activiteiten van de vele commissies, de exploitatie van het clubhuis en de positie van de pro in de vereniging.
Van systematische dossiervorming is in de hele periode nauwelijks sprake geweest. Er is een beperkt aantal series gevormd: notulen en correspondentie. De notulen van de algemene ledenvergaderingen zijn niet compleet bewaard. Zo ontbreken de jaren 1977 en 1984 tot en met 1986. De notulen bevatten ook de relevante jaarstukken, zoals begroting en rekening. Hiervan zijn geen aparte series aangelegd en bij de inventarisatie is de oude ordening gerespecteerd. Dat betekent dat voor financiële informatie de gebruiker voornamelijk aangewezen is op deze series notulen.
Overigens zijn deze jaarstukken soms wel, soms niet voorzien van handtekeningen van de verantwoordelijke bestuursleden. Van de financiële stukken ontbreekt de informatie over de jaren 1959-1964, 1976-1987 en 1992-1994. Ook de notulen van de bestuursvergaderingen zijn niet compleet. De jaren 1982-1983 en 1985-1987 ontbreken. De belangrijke serie Clubfaces, het informatieblad van de vereniging, kent de volgende hiaten: 1974-1975, 1976, 1977 nummers 6-11, 1986 10-12, 1991 nummer 3, 1996 nummer 4 en 2002 nummer 4.
Het derde onderdeel van de inventaris bestaat uit documentatie. Hier vindt de gebruiker met name krantenartikelen over de vereniging en haar activiteiten en foto’s. Tenslotte is ook een aantal cd-roms opgenomen in het hoofdstuk Digitale Data. Deze cd-roms zij niet nader toegankelijk gemaakt.
Een laatste onderdeel van het archief is een overzicht van de leden van de besturen en personeelsleden sinds het ontstaan van de club. |
|
| Voorwaarden |
| Voorwaarden voor raadpleging | Het archief is in principe openbaar met uitzondering van stukken jonger dan 20 jaar welke betrekking hebben op individuele personen. Dit zijn de volgende inventarisnummers: 36, 37, 146, 149 en 168. Voor raadpleging daarvan is toestemming nodig van het bestuur van de vereniging.
|
|
| Verantwoording |
| In december 2013 heeft het bestuur van de Veluwse Golf Club een archiefcommissie ingesteld met als belangrijkste opdracht de inventarisatie van het archief. De commissie bestond uit vier leden: mevrouw A. Boersma, de heer L.W. van Driel, mevrouw C. Ph. Hage en de heer M.R. Hermans. Er is in 2013 een plan van aanpak opgesteld dat door het toenmalige bestuur van de VGC is goedgekeurd. De werkzaamheden vonden plaats tussen januari 2014 en november 2016. Direct na aanvang van het werk is een cesuur aangebracht in stukken daterend van voor 2000 en van na 2000. Gedurende de bewerking van het archief heeft de commissie de cesuur aangepast door 2005 als einddatum te kiezen. Deze keuze had vooral te maken met de beperkte ruimte voor het archief in het clubhuis.
Plan van aanpak opzetten archief Veluwse Golfclub
1. Inleiding
In het najaar van 2013 is er door het Bestuur van de VGC een Archiefcommissie ingesteld. In deze Archiefcommissie hebben zitting:
• Leendert van Driel (voorzitter) • Annelies Boersma • Richard Hermans
In dit plan van aanpak wordt beschreven aan welke eisen het archief moet voldoen, hoe de archiefcommissie van plan is te werk te gaan en wordt voorgesteld hoe in de toekomst het beheer van het archief zal worden uitgevoerd. Dit plan van aanpak zal aan het bestuur van de VGC worden voorgelegd en zal, na eventuele amendering, worden uitgevoerd door de archiefcommissie.
2. Eisen archief
Het voor de VGC op te zetten archief moet aan een aantal eisen voldoen, namelijk:
- archief moet zodanig gestructureerd zijn dat zaken uit het verleden gemakkelijk te vinden zijn; - het archief moet alle voor de VGC relevante zaken omvatten; - opslag van het archief moet zodanig zijn dat het de tand des tijds kan doorstaan; - van belangrijke stukken uit het archief moeten (digitale) kopieën worden gemaakt.
3. Opzet archief
Er zal een structuur en ordening van het archief van de VGC worden ontworpen. Hierbij zal als leidraad worden gehanteerd de inventarislijst van de Keppelse Golfclub, waarover wij de beschikking hebben. Er zal ook contact worden gezocht met de archiefcommissie van de Keppelse Golfclub teneinde van hun ervaringen te leren. Er zal nog worden onderzocht of het zinvol is om ook met archiefcommissies van andere golfclubs contact te zoeken. Eveneens zal de Nederlandse Golf Federatie benaderd worden om te vragen of zij nog ideeën en/of suggesties hebben met betrekking tot het opzetten van een archief.
De volgende stukken zullen onderdeel uitmaken van het archief: • papieren documenten; • digitale documenten en gedigitaliseerde documenten; • fysieke foto's; • digitale foto's en gedigitaliseerde foto's; • oude films (er is in ieder geval een CD met een film erop); • objecten: borden, bekers etcetera
Objecten maken geen deel uit van het archief. Digitale documenten zullen worden opgeslagen op een computer buiten het clubhuis.
Er zal een onderscheid worden gemaakt tussen een zogenaamd dynamisch archief en een zogenaamd statisch archief. In het dynamisch archief zullen de meer recente stukken worden opgeslagen en in het statisch archief de oudere stukken, waarbij als voorlopige scheiding tussen dynamisch en statisch de termijn van 3 jaar zal worden gehanteerd. Het dynamisch archief zal worden opgeslagen in het clubhuis van de VGC en het statisch archief zal worden opgeslagen op een locatie buiten het clubhuis, bijvoorbeeld bij CODA. Opslaan bij CODA is gratis, aanschaf van zuurvrije dozen en archiefmappen wordt op ongeveer € 100,- ingeschat. Om te waarborgen dat stukken van het statisch archief niet degenereren zal de opslag moeten voldoen aan een aantal minimale houdbaarheidseisen. De financiële administratie blijft bij het secretariaat van de VGC opgeslagen gedurende 7 jaar en zal met uitzondering van financiële jaarstukken en grootboekadministratie na deze periode worden vernietigd.
Ook zullen een aantal belangrijke documenten uit het verleden van de VGC worden gedigitaliseerd. Een voorbeeld van een dergelijk document is het verslag van de oprichtingsvergadering van de VGC. Er zal een lijst van deze documenten worden opgesteld en vervolgens zal worden beslist waar deze gedigitaliseerde documenten zullen worden opgeslagen.
Om ervoor zorg te dragen dat alle nog beschikbare stukken uit het verleden van de VGC boven water komen zal de archiefcommissie een aantal acties ondernemen. Deze acties zullen onder meer zijn:
- oproep naar oude stukken op de website plaatsen; - benaderen van oud-leden en/of familieleden van oud-leden met de vraag of zij nog beschikken over oude stukken.
4. Beheer archief
Het beheer van het archief zal plaatsvinden door een nog aan te stellen archivaris. Deze archivaris zal rapporteren aan een bestuurslid. Het aanvullen en bijhouden van het dynamisch archief zal worden gedaan door het secretariaat van de VGC. Er zal een instructie voor het secretariaat worden opgesteld.
Er zal ook een archiefreglement worden opgesteld.
5. Tijdspad
Inschatting is dat de hiervoor omschreven zaken kunnen zijn afgerond voor het eind van 2014. Daarna kan een archivaris worden aangesteld.
10 december 2013 |
|
|