- Inleiding
| Geschiedenis van het archief | Ontstaan van de commissie
Burgemeester en wethouders van Apeldoorn stelden in hun raadsvergadering van 2 maart 1917 onder agendapunt X aan de orde hun voorstel tot instelling van een Commissie voor Gemeentewerken. Dit voorstel ondervond destijds veel weerstand van diverse raadsleden. Zij vermoedden onder meer een machtsconcentratie bij de toenmalige wethouder van publieke werken onder wiens voorzitterschap deze commissie zou gaan functioneren. Burgemeester en wethouders trokken daarop alras hun voorstel tot instelling van deze commissie in. In de raadsvergadering van 16 november 1917 brachten burgemeester en wethouders wederom een dergelijk voorstel ter tafel. Uit dit voorstel bleek de wenselijkheid voor een richtig beheer en toezicht op de openbare werken in de gemeente door middel van instelling van deze commissie van bijstand. Daartoe behoorde ook de vaststelling van een verordening regelende de samenstelling en de werkkring der Commissie alsmede de benoeming van vier raadsleden. Vervolgens motiveerde het college zijn voorstel door te wijzen op de zich steeds uitbreidende werkzaamheden, waarmede de dienst der gemeentewerken belast werd en ten gevolge waarvan gebroken diende te worden met de verouderde, ietwat gemoedelijke gang van zaken. Tenslotte achtte zij het onontbeerlijk de verplichtingen en verhoudingen van het personeel onderling en ten opzichte van de gemeentesecretaris behoorlijk te regelen. Als eerste taak was de Commissie – aldus het b. en w. voorstel aan de raad – toebedacht het ontwerpen van een nieuwe en volledige regeling van de dienst der gemeentewerken met de daarbij behorende nodige instructies voor het personeel.
Het voorstel werd in diezelfde vergadering zonder hoofdelijke stemming aangenomen en daarmede was het ontstaan van de Commissie voor de Openbare Werken in de gemeente Apeldoorn een feit geworden.
Samenstelling
Tot leden van de eerste Commissie benoemde de raad: J.J. Beukenkamp, J.W. Buitenhuis Cz., J.C. Dirks en C. Wegerif.
De toenmalige wethouder van publieke werken, jhr. L.F. Teixeira de Mattos, nam – daartoe door burgemeester en wethouders aangewezen – het eerste voorzitterschap op zich.
In de vervulling van het secretariaat werd voorzien door de benoeming van J. Kolle, ambtenaar ter secretarie.
Bij raadsbesluit van 16 augustus 1923 kwam het aantal Commissieleden van 4 op 5.
Ingevolge de verordening van 1917 diende de Commissie minstens éénmaal per maand te vergaderen en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee leden dit nodig achtten. Deze bepaling was geen lang leven beschoren want bij raadsbesluit van 8 december 1920 vervielen de woorden “minstens éénmaal per maand te vergaderen en voorts”.
De Commissie kende in de beschreven periode een crisis welke in de publiciteit kwam. In de raadsvergadering van 17 juni 1926 namen drie van de vijf C.O.W.-leden ontslag. Zij konden zich niet verenigen met de langdurige gang van zaken rondom de op handen zijnde reorganisatie van diensten en bedrijven. De voorzitter kondigde een oplossing aan hetgeen de afvalligen tot inkeer bracht en deze trokken daarop hun ontslagaanvrage in.
Zittingsduur
De leden van de Commissie hadden zitting voor één jaar. Het zittingsjaar liep van september tot september. De wijziging van de gemeentewet van 22 april il 1937 bracht hier echter verandering in. De zittingsperiode voor leden en voorzitter veranderde met ingang van september 1939 in vier jaar. De benoeming der leden door de raad alsmede die van de voorzitter door burgemeester en wethouders moest telkenmale in de maand september plaatsvinden, waarin verkiezingen van de leden van de gemeenteraad waren gehouden.
Interne Organisatie
Burgemeester en wethouders wezen een ambtenaar ter secretarie als secretaris aan. Zijn taak bestond onder meer uit het bijhouden van summiere notulen van het verhandelde in de vergaderingen. Ook stond hij de voorzitter bij in de voorbereiding van de in de vergadering aan de orde te stellen onderwerpen en in de uitvoering van de door de Commissie genomen besluiten. Hij tekende met de voorzitter alle van de Commissie uitgaande stukken. Voorts hield hij een register bij van alle bij de Commissie ingekomen en uitgaande stukken met een beknopte vermelding van hun inhoud. Van deze laatste stukken bewaarde hij afschriften ten behoeve van het archief der Commissie.
Taken van de Commissie
De verordening van 1917 kende de Commissie een omvangrijk takengebied toe. Haar taak bestond namelijk uit het bijstaan van burgemeester en wethouders in:
a. de gemeentelijke taken neergelegd in enkele bepalingen van de gemeentewet;
b. het beheer van en toezicht op de openbare werken, plantsoenen en beplantingen, voor zover een en ander niet bij plaatselijke verordening aan anderen was opgedragen;
c. het voorbereiden en ontwerpen van plannen en van bestekken en voorwaarden van aanbesteding of leveranties van werken;
d. de regeling van de technische, administratieve en comptabele dienst der
gemeentewerken;
e. de uitvoering en toepassing, voor zover aan hen was opgedragen, van de bepalingen der Woningwet, der Hinderwet en der Veiligheidswet;
f. het beheer van de openbare reinigingsdienst, voor zover dit niet bij verordening aan anderen was opgedragen;
g. het technische beheer van de openbare en het toezicht op de bijzondere begraafplaatsen.
Zij diende de raad, de burgemeester en burgemeester en wethouders van bericht en raad omtrent alle tot haar werkkring behorende zaken waarvan dit van haar verlangd werd.
Dit uitgebreide takenpakket kromp drastisch in ten gevolge van een reorganisatie bij verschillende diensten en bedrijven. Bij besluit van 19 augustus 1926 stelde de raad een geheel nieuwe verordening vast waaruit bleek dat de Commissie burgemeester en wethouders bijstond in het beheer van:
a. de technische dienst der gemeentewerken;
b. het bouw- en woningtoezicht;
c. het marktwezen;
d. de volkshuisvesting;
In een later stadium kwam een taak met betrekking tot de reiniging erbij.
Bevoegdheden van de Commissie
De Commissie mocht op eigen initiatief voorstellen en mededelingen doen aan burgemeester en wethouders binnen de grenzen van haar werkkring.
In de verordening van 1917 was er zelfs sprake van een gezagsverhouding tussen de Commissie en het personeel van gemeentewerken.
De redactie van artikel 8 dezer verordening deed dit althans vermoeden: De directeur der gemeentewerken en het overige tot de dienst der gemeentewerken behorende personeel, is aan de Commissie ondergeschikt. Ook op het terrein van de rechtspositieregeling sprak de Commissie een woordje mee. Omtrent benoeming, schorsing of ontslag van het bovengenoemde personeel adviseerde de Commissie aan burgemeester en wethouders met de nodige voorstellen. Tenslotte bezat zij de bevoegdheid instructies voor het personeel te ontwerpen en deed zij voorstellen tot regeling van de bezoldiging.
Allengs verdwenen deze bevoegdheden in verband met de centralisatiedrang op het terrein van de personeelsformatie door burgemeester en wethouders. In de verordening van 1936 kwamen de gememoreerde artikelen dan ook niet meer voor.
De verordening van 1917 gaf tenslotte nog een budgettaire bevoegdheid te zien. De Commissie was namelijk gehouden bij te voorziene onvermijdelijke overschrijding van een bepaalde begrotingspost onverwijld de nodige voorstellen aan burgemeester en wethouders te doen.
Plichten
Jaarlijks diende de Commissie aan burgemeester en wethouders in te zenden:
a. Een verslag van de voornaamste verrichtingen van de dienst der gemeentewerken in het afgelopen jaar en van de toestand der gemeente-eigendommen;
b. Een overzicht van alle voor het voorafgaande jaar toegestane werken en van hetgeen daarvan was uitgevoerd;
c. Een begroting voor het volgende dienstjaar met daarbij behorende memorie van toelichting van alle tot haar werkkring behorende onderdelen der gemeentebegroting.
Van deze werkzaamheden werd in het archief van de Commissie weinig of in het geheel geen neerslag gevonden.
Deze artikelen doken immer – veelal met gewijzigde redactie – op in later vastgestelde verordeningen. |
|
|
| | Inhoud en Structuur |
| | Bereik en inhoud | Lijst van zittingsperiode van C.O.W. leden in de periode 1917-1957
Balfoort, H.Th. 19-04-1955 t/m 19-11-1956
Beukenkamp, J.J. 02-01-1918 t/m 20-09-1919
Bruin, J. de 30-09-1949 t/m 21-07-1953
Buitenhuis, J.A. 21-09-1953 t/m 01-10-1957
Buitenhuis, J.W. 02-01-1918 t/m 23-07-1919
Colerus, H. 23-03-1928 t/m 16-07-1941 (met onderbreking)
Dalen, J. van 11-01-1946 t/m 27-08-1953
Dirks, J.C. 02-01-1918 t/m 06-11-1918
Emst, J. van 21-09-1923 t/m 06-08-1931
Esmeijer, J. 20-09-1919 t/m 06-01-1921 (met onderbreking)
Geyzendorffer, J. 20-09-1919 t/m 02-08-1923
Gosker, D. 23-06-1937 t/m 18-06-1941 (met onderbreking)
Groot, J.H. de 21-09-1953 t/m 27-03-1956
Hartgers, G. 11-09-1935 t/m 21-11-1946 (met onderbreking)
Hoffman, C.J. 23-01-1957 t/m 01-10-1957
Hoogerhuis, W. 21-09-1923 t/m 09-07-1925
Jonker, K. 07-01-1949 t/m 06-08-1957 (met onderbreking)
Kalff, ir. A. 11-01-1946 t/m 16-08-1946
Kruitbosch, A.Th. 30-09-1949 t/m 29-03-1955
Mensink, J.C. 01-03-1933 t/m 17-07-1935
Mooy, E. de 04-03-1936 t/m 18-03-1938
Peek, J. 11-01-1946 t/m 24-08-1949
Plet, J.H. 08-01-1919 t/m 15-05-1924 (met onderbreking)
Priester, P. 16-01-1929 t/m 17-10-1935
Ronde, P. de 30-09-1927 t/m 17-01-1928
Rouwenhorst, M. 30-09-1927 t/m 03-10-1928
Ruiter, S. 07-05-1956 t/m 01-10-1957
Scholten, A. 22-10-1925 t/m 24-08-1927
Schut, Joh. 30-09-1927 t/m 21-12-1932 (met onderbreking)
Stempher, G. 16-07-1941 t/m 16-07-1941
Teixeira de Mattos, jhr. L.F. 02-01-1918 t/m 02-08-1923 (met onderbreking)
Toledo, E.W. van 25-11-1931 t/m 27-05-1936
Trigt, K. van 07-12-1923 t/m 06-08-1931
Veen, H.L. van 10-08-1938 t/m 22-11-1948 (met onderbreking)
Vis-Sabel, mevr. H.F. 20-09-1946 t/m 01-10-1957
Volgers, W. 17-09-1931 t/m 26-07-1939
Wegerif, G. 02-01-1918 t/m 09-09-1920
Westerlaak, J. van 17-09-1931 t/m 16-07-1941
Weverink, C.H. 21-09-1923 t/m 22-08-1939
Wilbrink, M.J. 27-05-1949 t/m 24-08-1949
Willering, A. 30-09-1949 t/m 01-10-1957
Witteveen, J.W. 03-06-1920 t/m 06-08-1931
Wijhe, M. van 14-03-1922 t/m 09-07-1931 (met onderbreking)
Zevenhuizen, T. 07-11-1919 t/m 24-08-1927 |
|
| | Verantwoording |
| Het archiefbesluit schrijft het vervaardigen van een zogenaamde beschrijvende ofwel volledige inventaris dwingend voor. Het betreffende artikel 49, 2e lid, daartoe luidt: Zij (lees: de Rijksoverheid) dragen er zorg voor, dat degenen, die met het beheer belast zijn, de onder hen rustende archiefbescheiden inventariseren. Bepalingen van ongeveer gelijke strekking treffen wij aan in het Besluit Post- en Archiefzaken van de gemeente Apeldoorn, vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders d.d. 10 juni 1970. In artikel 6 van dit besluit leest men: Het hoofd van een beheerseenheid – in dit geval de hoofddirecteur der gemeentewerken – is – overeenkomstig de bij of krachtens de wet, het besluit, de onderhavige regeling of anderszins gegeven voorschriften – belast met het beheer van de archiefbescheiden van zijn beheerseenheid. In verband hiermee staat in artikel 11, 1e lid, van genoemd besluit: Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor het aanleggen en bijhouden van een volledige inventaris voor ieder archief dat onder hem berust. Het in geding zijnde archief van de Commissie voor Openbare Werken over de periode 1917-1957 is formeel nog niet overgebracht als bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1962 naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats aan de Molenstraat 57 te Apeldoorn. Het bevindt zich echter wel in deze archiefbewaarplaats.
In het kader van de cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer werd dit archief geschikt bevonden voor het maken van een werkstuk daartoe. In januari 1978 startte ik mijn inventarisatie-arbeid, welke grotendeels buiten de diensturen plaatsvond.
De inventarisatiewerkzaamheden zijn als volgt in te delen:
a. voorlopig ordenen;
b. voorlopig beschrijven
c. ineenzetten van de inventaris: definitief beschrijven; definitief ordenen.
a. Voorlopig ordenen
Alvorens met de eigenlijke beschrijvingswerkzaamheden te beginnen, heb ik enkele werkzaamheden voor voorbereidende aard uitgevoerd, zoals:
1 scheiden van de archieven onderling;
2 verwijderen van vreemde stukken;
3 tussenvoegen van afgedwaalde stukken;
4 vaststellen van begindatum en einddatum van het te inventariseren archief;
5 bijeenbrengen van diverse bestanddelen van het archief, te weten notulenboeken, verslagen, neveningangen, archiefdozen, en dergelijke op één archiefstelling.
Uit het onderzoek, genoemd onder punt 4, is gebleken dat de begindatum samenvalt met het instellen van de Commissie bij raadsbesluit van 17 november 1917; als einddatum is te beschouwen 1 oktober 1957 aangezien daarna wijziging in de methode van archiefordening plaatsvond.
Voor wat betreft de interne orde der archiefbescheiden binnen de inventarisnummers, zoals ik deze aantrof, heb ik intact gelaten. Er is namelijk een duidelijke samenhang der stukken waar te nemen.
Bij de archiefvorming in de beginjaren van het ontstaan van deze Commissie ging men ertoe over elke brief betreffende een bepaald onderwerp te voorzien van een jaaraanduiding met een doorlopende nummering naar volgorde van binnenkomst.
Ieder jaar ving men met een nieuwe nummering aan doch correspondentie over meerdere jaren van één onderwerp behield het aanvangsnummer. De brieven betreffende één onderwerp archiveerde men in de eenmaal aangelegde omslag. Men voorzag deze brieven van een volgnummer en schreef de nummering, datering en korte inhoudsaanduiding bij op de betreffende omslag. Ook getroostte men zich de moeite om op de serie omslagen een neveningang te vervaardigen op trefwoorden waarbij verwezen werd naar de betreffende nummers van de afzonderlijke omslagen. Deze systematiek treffen wij slechts aan over de jaren 1917-1924. Van de jaren 1925-1931 zijn geen mappen aangetroffen. De notulen vertellen ons dat de Commissie wel in vergadering bijeenkwamen bepaalde zaken afhandelde. Naspeuringen onzerzijds leverden niet het gewenste resultaat op.
Vanaf het jaar 1932 bewaarde men de agenda’s van de vergadering van de Commissie en met ingang van het jaar 1941 agenda’s en bijlagen tot 1 oktober 1957. Onder agenda dient in dit verband te worden verstaan een lijst van punten, die tijdens een vergadering of zitting behandeld moeten worden.
De neerslag van deze stukken werd in de oorlogsjaren 1942-1945 onderbroken, waarin deze Commissie niet functioneerde.
b. Voorlopig beschrijven
Deze werkzaamheden realiseerde ik op fiche om bij het ineenzetten van de inventaris gemakkelijker in een later stadium met een en ander te kunnen manoeuvreren. Op het fiche vermeldde ik naast de redactionele vorm veelal een uitvoerige beschrijving van het archiefbestanddeel – bezien vanuit het gezichtspunt van de administratie – door kennis te nemen van de inhoud. Hieruit kon meestal de handeling, tijd- en plaatsaanduiding en het object worden gedestilleerd. Voorts tekende ik alle bijzonderheden aan, zoals bijgevoegde kaarten, tekeningen, krantenknipsels, dossiernummer en dergelijke. Het fiche kreeg een voorlopig doorlopend nummer dat correspondeerde met het nummer op het bijbehorende archiefbestanddeel. Dit nummer kwam tevens op de bewuste omslag en op een inliggend strookje. Tenslotte kreeg het fiche eventueel de aanduiding dat het archiefbestanddeel te zijner tijd voor vernietiging in aanmerking zou komen.
Het door mij beschreven archief omvatte voor de vernietiging 1.195 omslagen en de afmeting hiervan bedroeg circa 12 meter.
Na beëindiging van de voorlopige beschrijvingswerkzaamheden groepeerde ik het gehele fiche-bestand – bestaande uit bijna 1.200 kaartjes – in twee groepen, te weten één te vernietigen deel en één te bewaren deel. De fiches van elk deel klasseerde ik vervolgens aan de hand van de Code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Zodoende ontstonden subgroepen van fiches, welke bijeen geplaatst werden en visueel aanschouwelijk gemaakt met behulp van tabkaartjes met vermelding van de hoofdgroepen van de code, zoals organisme, personeel, of aanduiding één der gemeentelijke taken of verzorgingsgebieden.
c. Definitief beschrijven
Elk fiche werd thans op zijn merites bekeken en overbodige redactie weggeschrapt. Voor zover de inhoud van een stuk betrekking had op een niet meer bestaande toestand heb ik veelal de oude benaming aangehouden. Een en ander kan later voor de gebruiker een nuttige aanwijzing zijn. Ook combineerde ik een aantal fiches aangezien deze een identieke of bijna identieke onderwerpsaanduiding droegen en gaf één beknopte definitieve beschrijving hetgeen het aantal te beschrijven inventarisnummers beduidend terugbracht. Dit komt mijns inziens de inventaris ten goede. Ik spreek duidelijk van een beknopte beschrijving want deze dient niet zo uitvoerig te zijn, dat raadpleging van het stuk overbodig maakt.
In het vorenstaande was sprake van een fiche-bestand weergevende de te vernietigen archiefbestanddelen. Als criterium hanteerde ik hiervoor de lijst, houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken 1948, nadien gewijzigd. Vele archiefbescheiden in dit C.O.W.-archief vormden reeds een doublure omdat een en ander reeds in origineel voorkomt in het correspondentie-archief van de dienst der gemeentewerken. Mede vanuit dit gezichtspunt bezien werden 842 omslagen ter vernietiging voorgedragen door middel van de volgende procedure.
Bij brief van 25 oktober 1978 verzocht ik de hoofddirecteur der gemeentewerken om goedkeuring voor deze vernietiging. De bewuste brief liet ik vergezellen van een specificatie van de 842 omslagen, ingedeeld naar de hoofdrubrieken van de eerder aangehaalde code en een adres van de gemeente-archivaris van Apeldoorn.
Deze procedure diende te worden gevolgd aangezien het onderhavige archief – zoals reeds medegedeeld – niet is overgebracht als bedoeld in de zin van de Archiefwet 1962. De hoofddirecteur der gemeentewerken trad ingevolge eerder gememoreerd artikel 6 van het plaatselijk Besluit Post- en Archiefzaken op als beheerder van deze archiefbescheiden en uit dien hoofde werd zijn medewerking gevraagd. In dit overleg speelde het hoofd van de administratie eveneens een rol. Uit dit zogenaamde driehoeksoverleg resulteerde de brief van de hoofddirecteur d.d. 7 november 1978 waarin hij verklaarde geen bezwaar te hebben tegen de voorgenomen vernietiging van de archiefbescheiden zoals vermeld op de genoemde specificatie. Het ligt in de bedoeling de daadwerkelijke vernietiging te laten verrichten door middel van een papiervernietigingsmachine bij het Bureau Vernietiging Overheidsarchieven te Apeldoorn. De omvang van dit archief na de vernietiging bedraagt 269 omslagen hetgeen een afmeting behelst van circa 5 meter. De overgebleven 269 omslagen kwamen in aanmerking voor beschrijving in de inventaris en waren in twee groepen te onderscheiden, te weten stukken van algemene aard en stukken van bijzondere aard. Dit beginsel paste ik eveneens toe binnen de afzonderlijke rubrieken van één bepaalde groep. Voor zover dit onderscheid niet kon worden gehandhaafd, kreeg de chronologie van de afzonderlijke inventaris de voorkeur. In de aanvang van mijn beschrijving van diverse inventarisnummers treft u hoofdzakelijk aan de aanduiding: stukken betreffende ……… Een enkele keer ben ik ertoe overgegaan te beginnen met : dossier inzake………
Dit is gelegen in het feit dat deze Commissie uitsluitend een adviserende taak heeft en derhalve vaak een deel van de totale zaak zich in dit archief bevindt. Wanneer ik duidelijk uit de bescheiden kon herleiden dat het een dossier betrof, maakte ik als zodanig gewag van dit begrip.
d. Definitief ordenen
Toen de definitieve beschrijvingswerkzaamheden hun beslag kregen, diende gezocht te worden naar een definitieve ordening (indeling) waar het geheel in paste. Met dit “geheel” doelde ik op het globale schema waarin mijn fiche-bestand zich reeds bevond. Als basis daartoe kon dienen het inventarisschema van de beschrijving der gemeente-archieven van na 1813. Dit schema werd destijds ontworpen door de archiefcommissie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in samenwerking met de rijksarchiefdienst. Dit schema zond de minister van Binnenlandse Zaken bij brief van 28 december 1949 aan alle gemeentebesturen. Om mijn schema te kunnen inpassen in het genoemde schema voerde ik vele zogenaamde krijgskundige handelingen uit met fiches alvorens de goede volgorde kon worden verkregen. In afwijking van dit schema werd mijnerzijds onder de stukken van bijzondere aard toegevoegd een rubriek “Taak van de Commissie” en de subrubriek “Beheershandelingen”.
Hieruit vloeide tenslotte voort de definitieve vernummering van de fiches met als gevolg het huidige indelingsschema van mijn inventaris.
Aan het einde van deze verantwoording zeg ik gaarne dank aan mijn mentor, de heer J.O. van de Vegte, wiens steun mij onontbeerlijk is geweest.
Geraadpleegde bronnen:
Notulen gemeenteraad, 1917-1957
Ingekomen stukken gemeenteraad, 1917-1957
Gemeentebladen, 1917-1957 |
|
|
