- Inleiding
| Geschiedenis van het archief | | Over de lotgevallen van dit archief zijn geen gegevens te vinden in het archief zelf. |
|
|
| | Inhoud en Structuur |
| | Ordening | Rubriekenstelsel
Het archief van de dienst Gemeentewerken over de periode 1922-1951 is voor het grootste deel gevormd volgens het zogenaamde rubriekenstelsel. Dit stelsel beoogde het bijeenhouden van alle stukken betreffende een onderwerp in een map. Per jaar werd daartoe per onderwerp een nieuwe map aangelegd. De hoeveelheid onderwerpen kon per jaar verschillen. In de beginjaren van het archief is te constateren dat ongeveer dezelfde onderwerpen in ongeveer dezelfde volgorde zijn gehanteerd. Op de mappen zijn de stukken die erin zijn geborgen kort beschreven - dit is evenwel niet bij consequent of volgens een systematiek toegepast. De beschrijvingen van de stukken op de mappen zijn aldus niet in het hele archief te vinden. Zij dienden blijkbaar om snel te kunnen nagaan welke stukken zich in de map bevonden zonder alle stukken in die map te hoeven inzien. De toegang op het archief was zo in eerste instantie de onderwerpenstructuur die per jaar werd opgezet en de beschrijvingen van de stukken op de mappen. Via die structuur kon men redelijk snel het benodigde onderwerp vinden. Nadere toegangen zijn daarnaast aanwezig in de vorm van een dossierinventaris in de vorm van twee delen en drie registers in de vorm van kaartsystemen. De dossierinventaris geeft per jaar een overzicht van de onderwerpen waarvan mappen zijn aangelegd. Elk jaar heeft op die wijze een eigen code: jaar - nummer van het onderwerp. Deze code correspondeerde met de mapnummers. Aldus kon via de dossierinventaris vrij snel een code en het bijbehorende mapnummer worden teruggevonden. De drie registers vormen een nadere toegang op onderwerp, persoonsnaam en de classificatiecode (zie voetnoot 1) volgens het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Het kaartsysteem op onderwerp omvat vier kaartenbakken, het kaartsysteem op persoonsnaam zeventien kaartenbakken en het kaartsysteem op classificatiecode zeven kaartenbakken. Zij zijn op dezelfde wijze geordend. De kaarten verwijzen naar een jaar en daarbinnen naar een mapnummer. Om de stukken betreffende het gezochte onderwerp, de persoonsnaam of classificatiecode te vinden, moet aldus het op de kaart genoemde jaar worden opgezocht en daarbinnen het genoemde mapnummer. In deze toegangen kunnen op de volgende wijze onderwerpen, personen en gegevens worden gezocht. De toegangen bestaan uit een dossierinventaris en drie registers, te vinden onder inventarisnummers 605-608. De dossierinventaris bevat een opsomming per jaar van de onderwerpen waarover mappen zijn aangelegd. Elk onderwerp heeft een eigen code, waarvan het nummer verwijst naar de map waarin de stukken zijn geborgen. Vindt men aldus dat een gezocht onderwerp onder het jaar 1936 staat genoteerd onder nummer 23, dan moet aldus map 1936-23 worden opgevraagd. In onderstaande inventaris is deze map te vinden onder inventarisnummer 270. De drie registers werken op dezelfde wijze als de dossierinventaris. Zij vormen een toegang op onderwerp, personen en classificatiecode. De kaarten in de registers verwijzen naar een jaar en een mapnummer. De combinatie van jaar en mapnummer dient te worden opgezocht in onderstaande inventaris en het betreffende inventarisnummer opgevraagd. De registers op onderwerp en persoonsnaam zijn tijdens de vorming van het archief aangelegd. Het register op classificatiecode is circa 1970 na het afsluiten van het archief aangelegd. In het archief is voorheen nooit de classificatiecode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten toegepast. Dit register is aangelegd om gemakkelijker onderwerpen volgens die code te kunnen vinden. De overige archieven van de gemeente Apeldoorn waren immers ook volgens die code geordend, zodat blijkbaar behoefte bestond om ook in het archief van Gemeentewerken volgens die code te kunnen zoeken. Zaaksgewijs gevormde dossiers In het archief van de dienst Gemeentewerken over de periode 1922-1951 zijn naast het rubriekenstelsel ook zaaksgewijs gevormde dossiers aangetroffen. Deze dossiers hebben waarschijnlijk nooit deel uitgemaakt van het rubriekenstelsel en zijn om een of andere reden los daarvan gevormd. De onderwerpen van deze dossiers betreffen het bouwen van woningen, bouwrijpmaken van terreinen, begraafplaatsen, oorlogsschade en het Prijzenbureau. Daarnaast bevat het archief nog registers van bekendmakingen en van ingekomen stukken. Deze onderwerpen zijn in een apart hoofdstuk in de inventaris opgenomen onder een eenvoudig archiefschema. Noot: 1 De basisgedachte van dit stelsel was dat de ordening van de stukken zodanig diende te zijn, dat de stukken die op een zaak betrekking hadden, ook in het archief bijeen gehouden werden. Er was niet altijd sprake van een zaak, ook losse stukken kwamen voor. Dergelijke stukken werden bij elkaar gevoegd naar het onderwerp, het object of de persoon waarop ze betrekking hadden. Het geheel van de op bovengenoemde wijze in mappen bij elkaar gehouden stukken werd vervolgens geplaatst in een door het registratuurplan aangegeven systematische volgorde. De volgorde van onderwerpen was in het plan vastgelegd in een stelsel van decimale codegetallen. De code-VNG maakt streng onderscheid tussen onderwerpen betreffende het organisme (decimale code -2.07) en het personeel (decimale code -2.08) en die betreffende de taken waarvoor het orgaan zich gesteld ziet (decimale code -1.71 tot en met -1.88). |
|
| | Voorwaarden |
| | Voorwaarden voor raadpleging | | In dit archief zijn in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschrijvingen van stukken waarin persoonsnamen voorkomen op niet zichtbaar gezet. Deze beschrijvingen zijn in te zien in de studiezaal van CODA Archief. |
|
| | Verantwoording |
| | In het archief van Gemeentewerken zijn geen archiefstukken geselecteerd voor verwijdering en vernietiging. Het deel van het archief dat is gevormd als een rubriekenstelsel verdraagt geen selectie. Het vormt - zoals vrijwel alle archieven die op deze wijze zijn geordend, een geheel dat beter niet aangetast dient te worden. Het deel van het archief dat is gevormd als zaaksgewijs geordende dossiers bevat onderwerpen die allen te bewaren zijn. Ook hierin zijn daarom geen stukken geselecteerd voor verwijdering en vernietiging. Omdat op de omslagen in het deel rubriekenstelsel gegevens zijn geschreven die een toegang op het archief vormen, zijn deze omslagen gehandhaafd en niet vervangen. |
|
|
