- Inleiding
| Geschiedenis van het archief | De dienst van Gemeentewerken is ontstaan in het jaar 1892 met de benoeming van de heer G. de Zeeuw tot gemeentearchitect. Zijn bureau was toen gevestigd in het gemeentehuis. In een schrijven van 4 oktober 1911 stelde het college van burgemeester en wethouders van gemeente Apeldoorn de gemeenteraad voor, over te gaan tot vaststelling van een verordening, regelende de werkzaamheden en jaarwedden der ambtenaren, voor het beheer en onderhoud van de plaatselijke werken en eigendommen, benevens het bouw- en woningtoezicht. Blijkens de toelichting op het voorstel achtten burgemeester en wethouders de vaststelling van een dergelijke regeling wenselijk ten einde een omschrijving te hebben van de taak van de gemeentearchitect en 't aantal personeelsleden dat hem zal bijstaan in zijn werkzaamheden. Op 27 november 1913 besloot de gemeenteraad aan de Deventerstraat een afzonderlijk politiegebouw te bouwen met lokalen voor de gemeentearchitect en de bouwkundig opzichters, omdat het gemeentehuis te klein was. In het jaar 1916 heeft de gemeenteraad in zijn vergadering van 29 december 1916 vastgesteld: "de Verordening regelende de samenstelling en de bezoldiging van het personeel van de dienst der Gemeentewerken". Bij deze verordening werd de titel gemeentearchitect gewijzigd in directeur van Gemeentewerken. Aan de directie werd toegevoegd de adjunct-directeur G. Flierenga, die in 1917 werd benoemd, maar in 1918 weer ontslag nam. Beide functionarissen werden door de raad benoemd en ontslagen. De dienst omvatte behalve het Bouw- en Woningtoezicht, de Reiniging, de Plantsoenen en de Telefoon. Het college van burgemeester en wethouders gaf kort daarna de Commissie Openbare Werken de mondelinge opdracht een nieuwe regeling voor de dienst te ontwerpen. De eerste regeling was te partieel en summier. De daarin vervatte bepalingen waren gebrekkig en verre van volledig.
Op 23 april 1918 stelde de gemeenteraad een nieuwe verordening vast voor de dienst: "Verordening regelende de dienst der Gemeentewerken". In het voorstel aan de gemeenteraad werd gesteld dat het verouderde stelsel, waarbij vrijwel alles bij Gemeentewerken mondeling werd geregeld, niet meer paste bij een beheer van een steeds groeiende gemeente. Burgemeester en wethouders wilden dat alle zaken schriftelijk voorbereid werden, opdat later steeds nageslagen kon worden wat er opgedragen, besloten of verricht was, zodat men niet meer behoefde te steunen op het geheugen van enkele ambtenaren. Mogen wij heden ten dage blij zijn met de vooruitziende blik van de toenmalige bestuurders! Bij deze verordening zijn de taken omschreven zoals: de indeling van de dienst en de taken van de directeur. De dienst omvatte alle werkzaamheden, voortvloeiende uit de onderwerpen van gemeentezorg, alsmede die van de gemeentebedrijven. De indeling van de dienst gaf toen een duidelijker omschrijving dan de verordening van 1916.. Onder Gemeentewerken vielen nu de technische dienst, het bouw- en woningtoezicht, de dienst der plantsoenen, de dienst gemeentereiniging, de dienst der begraafplaatsen en de administratieve dienst. Aan het hoofd van de dienst stond de directeur, bijgestaan door een adjunct-directeur. Verder werden geregeld: de benoeming, de schorsing en het ontslag van het personeel en de rechten en de plichten van de ambtenaren. Vermeldenswaardig is de regeling voor het gebruik van het archief, waarbij aan buitenstaanders geen inzage werd toegestaan, tenzij met toestemming van de voorzitter van de Commissie Openbare Werken. De bevoegdheden van de directeur, die verantwoordelijk was voor de gehele dienst, waren van uiteenlopende aard zoals: -de verdeling van de werkzaamheden tussen de directieleden -het uitbrengen van adviezen en rapporten -het doen van voorstellen via de Commissie Openbare Werken -advisering omtrent benoeming, schorsing en ontslag van het personeel -toezicht op de inning en betaling van gelden door ambtenaren -zorg voor alle gemeentewerken en eigendommen. Jaarlijks moest b.v. de bescherming van de zandverstuivingen worden opgenomen, overeenkomstig het Provinciaal Reglement ter voorkoming van wering en wegneming van zandverstuivingen. Van de verschillende onderdelen die onder Gemeentewerken ressorteerden, werden bij afzonderlijke hoofdstukken, in de verordening, de samenstelling en de taak van het onderdeel omschreven. De directie van de dienst Gemeentewerken werd in 1918 uitgebreid met de benoeming van W. Nolen, tot adjunct-directeur. Als gevolg van de nieuwe opzet van de organisatie van de dienst Gemeentewerken, werd op 1 oktober 1918 J. Kolle tot administrateur van de dienst benoemd. Vanuit de gemeenteraad werd op 24 oktober 1920 een voorstel gedaan om de dienst te splitsen. De splitsing hield in, dat er twee directeuren zouden komen, één directeursarchitect en één directeursingenieur. De adjunct-directeur W. Nolen werd in dat jaar bevorderd tot directeur. In de raadsvergadering van 22 november 1920 werden door burgemeester en wethouders een vernieuwde ontwerpverordening aangeboden: "regelende de dienst der Gemeentewerken". De belangrijkste wijziging was, dat aan het hoofd van de dienst een directie kwam. De directeursarchitect werd voornamelijk belast met het beheer van de gemeentelijke gebouwen, het beheer van Bouw- en Woningtoezicht en het beheer van de Begraafplaatsen. De directeursingenieur werd belast met de tot de Technische Dienst behorende werken, onder andere de Plantsoenen en de Reiniging. Hierbij werd de aantekening gemaakt, dat deze regeling zou worden bezien, wanneer één der directeuren de dienst zou verlaten. |
|
|
| | Inhoud en Structuur |
| | Ordening | Het archief van Gemeentewerken is ontstaan bij het inwerking treden van de verordening van 29 december 1916, "Verordening regelende de samenstelling en de bezoldiging van het personeel van de dienst Gemeentewerken". Het aangetroffen archief verkeerde nog in de oorspronkelijke staat. Het hierna beschreven archief was alleen voorzien van een cijfercode. De structuur van het archief was een dossierstelsel, met uitzondering van de financiële bescheiden. De volgorde van de correspondentie binnen de dossiers was chronologisch. Niet altijd was er duidelijk sprake van een zaak. Ook losse stukken kwamen voor. Dergelijke stukken waren dan naar het onderwerp, of de persoon waarop ze betrekking hadden opgeborgen. Elk dossier dat aangelegd werd, kreeg een volgnummer en een jaartal. De dossiers werden in een jaarregister gebundeld. Elk jaar begon met opnieuw te nummeren. Voor steeds terugkerende onderwerpen werden dikwijls dezelfde volgnummers gebruikt.De ingekomen en uitgaande stukken werden ingeschreven op de rotules, welke men bij de dossiers aantrof en voorzag van het dossiervolgnummer. Aan de linkerzijde stonden de ingekomen stukken en rechts de uitgaande stukken. Het voordeel hiervan was, dat men direct een overzicht had van de stand van zaken. De correspondentie werd daarna in twee neveningangen, die uit kaartjes bestonden, vermeld. Van deze ingangen werd er één in rubrieken ingedeeld en één op persoonsnaam. Zo werd elke brief bijgeschreven op het betreffende rubriekkaartje alsmede op het kaartje op persoon, met vermelding van het dossiernummer. Het archief van de dienst Gemeentewerken was wegens plaatsgebrek naar het Gemeentearchief overgebracht. Voor de beslissing van het al of niet vernietigen van stukken is men uitgegaan van: "de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven gedagtekend van na 1850", d.d. 14 januari 1848, nr. 11995, afd. B.B. Bureau Bestuurszaken en 6 maart 1848 nr. 56931, afdeling O.K.N. Geen rekening is gehouden met de wijziging van 8 september, 20 oktober 1978, gepubliceerd in de Staatscourant van 3 november j.l. nr. 215. Tijdens de inventarisatie zijn enkele dossiers niet aangetroffen.
Met de inventarisatie is begonnen bij het jaar 1917 en geëindigd met het jaar 1921. Vanwege de grote hoeveelheid archiefmateriaal kon met de inventarisatie slechts een begin gemaakt worden, omdat het geheel in privé tijd moest gebeuren. Het inventariseren wordt nog niet gezien als noodzaak. De systematiek van de inventaris ligt ten grondslag aan de "Code Archiefordening en documentatie voor de overheidsadministratie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, uitgave 1952, 6 e druk".Het archief zelf was niet geordend volgens de code. Het was een volgnummersysteem, dat in die tijd voldeed. Het archief staat in het gemeentearchief opgesteld, waar ook de inventarisatie heeft plaatsgevonden. De dozen waarin de dossiers zich bevonden, waren voorzien van jaartal en nummers van de dossiers. Voorbeeld 1917 nummers 1 t/m 20. De inhoud van de dossieromslagen was slechts deels gehecht. Wat erg opviel tijdens de inventarisatie, dat men het dossier te lang gebruikte voor één onderwerp of voor te veel zaken. Dat kwam doordat de dossieromschrijving te algemeen gehouden was. De beschrijving van de inhoud van de stukken is op fiches geplaatst en voorzien van een doorlopende nummering. De nummering is gelijk aangebracht tussen de inhoud van de stukken middels een strook. Bij series zijn afzonderlijke nummers gegeven. Op een fiche zijn ook een aantal nummers tegelijk verwerkt, middels een verzamelomschrijving. De beschrijving is in de volgorde gebeurd, zoals het is aangetroffen om zoveel mogelijk het verband van de stukken te behouden. Bij de eerste globale inspectie is rekening gehouden met de oude ordening. De dateringen zijn steeds op vaste plaatsen op fiches gezet, met inachtneming van de maanden en het jaar en het dossiernummer, vooral daar, waar veel stukken uit een bepaalde periode voorkwamen. Door middel van een "V" teken is in eerste instantie aangegeven welke stukken voor vernietiging in aanmerking kwamen. Deze stukken zijn dan ook naar hun onderwerpen in algemene bewoording omschreven in een lijst van voor vernietiging vatbare dossiers. Tijdens de beschrijving van de stukken zijn afzonderlijke groepen archiefbescheiden ontstaan van te bewaren of te vernietigen stukken. Nadat het archief geheel op fiches was beschreven, is tot rangschikking overgegaan volgens het schema van de "Code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten" de dato 1952, 6e druk. De definitieve redactie is beknopt gehouden. Na de definitieve beschrijving is de volgorde van de fiches samengesteld, waarna de fiches hernummerd zijn tot definitieve inventarisnummers. Vanaf de fiches is eerst een voorlopige inventaris samengesteld, die daarna na enkele wijzigingen en controle definitief is vastgesteld. De concordans is aangelegd aan de hand van de inventarisnummers, die corresponderen met de nummers op de dossiers. (voorbeeld: inventarisnr….. dossiernummer……). De afrondende werkzaamheden, zoals de nummering van de voorlopige omslagen, plaatsing van het archief in de nieuwe volgorde en vervanging van de voorlopige omslagen door definitieve zullen binnenkort gebeuren. Bij de inventarisatie van de dossiers is rekening gehouden met de materiële verzorging. De stukken die dubbel voorkwamen zijn verwijderd. De verkeerd geplaatste stukken werden op datum gelegd. De bijlagen zijn gecontroleerd, voor zover ze aanwezig waren. De te bewaren en de te vernietigen dossiers zijn afzonderlijk opgesteld. De bouwvergunningen vanaf 1917 zijn in deze inventaris opgenomen. Deze uitzondering is gemaakt om meer aansluiting te krijgen bij de gevolgde procedure inzake verlening bouwvergunningen. Deze vergunningen zijn afkomstig uit het archief van de gemeentesecretarie. Van deze verplaatsing van bescheiden is aldaar aantekening gemaakt. De voor 1917 verleende bouwvergunningen berusten in het voornoemde archief. |
|
| | Voorwaarden |
| | Voorwaarden voor raadpleging | | In dit archief zijn in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschrijvingen van stukken waarin persoonsnamen voorkomen op niet zichtbaar gezet. Deze beschrijvingen zijn in te zien in de studiezaal van CODA Archief. |
|
|
