- Inleiding
Geschiedenis van het archief | Geschiedenis van de gemeentelijke instellingen
Vanaf de invoering van de gemeente als lokaal bestuur in 1818 tot in 1985 is de ambtelijke organisatie van de gemeente Apeldoorn op hoofdlijnen weinig veranderd. De kern van de ambtelijke organisatie werd oorspronkelijk gevormd door de gemeentesecretaris, de gemeenteontvanger, de ambtenaar van de burgerlijke stand -aanvankelijk alleen door de burgemeester uitgeoefend- en aan het eind van de 19e eeuw de gemeentearchitect. Deze belangrijkste ambtenaren werden ondersteund door klerken. Vanaf circa 1880, toen Apeldoorn zijn eerste groeigolf kreeg na aanleg van het kanaal en de spoorlijn, werden de eerste gemeentelijke bedrijven ingesteld, met als eerste in 1883 het gasbedrijf (1). In de loop van de 20e eeuw volgden er meer. Met name tussen de beide wereldoorlogen vond er een professionaliseringsslag plaats. De gemeenten kregen meer en complexere taken, waardoor er meer deskundig personeel nodig was. De organisatie van het ambtelijk apparaat groeide daarin mee. De Gemeentesecretarie, die fungeerde als gemeentelijk adviesorgaan van het bestuur, was onderverdeeld in een aantal afdelingen. Afhankelijk van de behoeften en inzichten werden afdelingen gesplitst of toegevoegd. Zo waren er bijvoorbeeld in 1967 de volgende afdelingen binnen de Gemeentesecretarie operationeel: Algemene Zaken; Financiën en Belastingen; Bevolking, Burgerlijke Stand, Militaire Zaken en Verkiezingen; Onderwijs; Huisvesting; Interne Zaken; Openbare Werken en Volkshuisvesting; Maatschappelijke Zorg en Volksgezondheid. Naast de Gemeentesecretarie bestond de ambtelijke organisatie verder uit een aantal diensten en bedrijven (2): het Gasbedrijf, het Waterleidingbedrijf; de Bad- en zweminrichting, het Volksbadhuis, het Bosbad Berg en Bos, de Technische dienst der gemeentewerken, het Bouw- en woningtoezicht, het Marktwezen, de Volkshuisvesting, de Reiniging, het Grondbedrijf, het Bosbedrijf, de Plantsoenen, de Begraafplaatsen, het Bedrijf der sportterreinen, de Gemeentelijke dienst voor sociale zaken, het Slachthuis met de keuringsdienst voor vee, vlees en vleeswaren en de Volkskredietbank. De Gemeentesecretarie adviseerde het college van B&W. De diensten waren belast met de uitvoering van collegebesluiten. De ambtelijke macht lag dus vooral binnen de Gemeentesecretarie. Gevolg was dat voor alle zaken die de diensten en bedrijven aandienden voor een besluit deze door de Gemeentesecretarie opnieuw werden beoordeeld. Naarmate de complexiteit en omvang van gemeentelijke taken toenam werkte dit sturingsmodel steeds meer verstarrend en remmend op de slagvaardigheid van de gemeente. Midden jaren tachtig van de 20e eeuw voerden veel gemeenten dan ook nieuwe sturingsmodellen in (3). Tussen 1983 en 1987 vond er daarom bij de gemeente Apeldoorn een grote reorganisatie plaats, waarbij werd overgegaan naar het sectorenmodel. Officieel werd de reorganisatie ingevoerd op 1 juli 1985. Noten: 1 Luikens, in: Geschiedenis van Apeldoorn, p. 217 2 Archief Gemeentesecretarie 1946-1985, inventarisnummer 914 3 Van Raay en Wolters, pp. 98 e.v.
Geschiedenis van het archief
In de periode na de Tweede Wereldoorlog tot 1965 wees de provinciaal archiefinspecteur het gemeentebestuur er regelmatig op om maatregelen te treffen tot verbetering van de huisvesting van het archief in verband met het brandveiligheidsrisico. Verder drong hij er op aan om het omvangrijke archief deskundig te inventariseren wegens de slechte toegankelijkheid. Het betrof vooral het archief van vóór 1945, voor een belangrijk deel nog daterend uit de 19e eeuw dat toen nog niet was overgebracht. Er was ook geen formeel aangewezen archiefbewaarplaats. Vanaf 1960 kwam hierin verandering met de verbouwing van de archiefruimten in het Raadhuis aan het Raadhuisplein 8, waar het oude archief werd bewaard. Het lopende archief stond opgesteld in overzichtelijke archiefkasten in het gemeentelijk gebouw van de Gemeentesecretarie aan het Raadhuisplein 6. In 1962 werd er een ‘wetenschappelijk archiefambtenaar’ aangesteld, tevens conservator van het gemeentemuseum. In 1965 volgde zijn officiële aanstelling tot gemeentearchivaris. Ruimtegebrek voor de opslag van de archieven bleef voortdurend opspelen. Naast het huren van ruimten in het pand van de Boerenleenbank aan de Stationsstraat 175, besloot de gemeenteraad in 1968 om een gedeelte van de benedenverdieping van het pand Molenstraat 59 in te gaan richten als centrale archiefbewaarplaats. Omdat de ruimte echter door Gedeputeerde Staten niet werd goedgekeurd duurde het nog tot 1977 waarin alsnog deze ruimte door de Raad als archiefbewaarplaats kon worden aangewezen. Opnieuw moest het inmiddels officieel ingestelde gemeentelijk organisatieonderdeel Gemeentearchief verhuizen. In 1981 werd de gemeentelijke archiefbewaarplaats in het pand Condorweg 5 in gebruik genomen. Het archief van de Gemeentesecretarie is gevormd vanaf de instelling van de gemeente in 1818 en loopt door tot 1985, het jaar waarin het naar aanleiding van de reorganisatie is afgesloten. Het archief was verdeeld in vier tijdsblokken: 1. Archief Gemeentebestuur 1818-1915 2. Secretariearchief van de Gemeente Apeldoorn I 1916-1945 3. Secretariearchief van de Gemeente Apeldoorn II 1946-1970 4. Secretariearchief van de Gemeente Apeldoorn III 1971-1985 De verdeling in deze tijdsblokken is gebaseerd op verschillende motieven. In 1916 en in 1946 werden nieuwe ordeningssystematieken ingevoerd, waardoor het noodzakelijk was het archief vanaf dat moment af te sluiten en een nieuw blok te beginnen. In 1970 werd een archiefverordening vastgesteld dat toen aanleiding gaf het archief opnieuw af te sluiten. De ordeningssystematiek ingevoerd vanaf 1946 -het dossierstelsel- bleef gehandhaafd. De bewerking van het archief Gemeentesecretarie 1946-1970 startte in 1987 door een medewerker van het Gemeentearchief op de locatie Stadskantoor aan de Sprengenweg, een ruim kantoorgebouw waarin een groot deel van de gemeentelijke organisatie inmiddels sinds 1973 was gehuisvest. Na grove selectie en vernietiging werd het archief in 1988 formeel overgebracht naar de archiefbewaarplaats waar door verfijnde selectie en inventarisatie de bewerking werd vervolgd. Vanwege de ingebruikname van het nieuwe stadhuis aan de Markt in 1993 werd het blok III 1971-1985 verplaatst voor bewerking naar de archiefbewaarplaats. Het doel was deze bewerking in samenhang met het blok II 1946-1970 uit te voeren. Door gebrek aan personele capaciteit kon het bewerkingsproject echter niet worden afgerond. De beide archiefblokken zijn in 2004 mee verhuisd naar de nieuwe archiefbewaarplaats in gebouw CODA aan de Vosselmanstraat 299. Uiteindelijk werd in december 2010 het project weer pgestart. De gemeentearchivaris van Apeldoorn gaf toen Doxis Informatiemanagers de opdracht om drie gemeentelijke archieven uit de periode 1916-1985 te bewerken en te inventariseren, waaronder de beide archiefblokken van de Gemeentesecretarie. In november 2012 is dit project afgerond. Het resultaat van de bewerking van de beide archiefblokken Gemeentesecretarie is nu één archiefinventaris en een goed geordend en in goede staat gebracht archief. |
|
|
| Verantwoording |
| In 1987 werd gestart met de bewerking van het eerste deel van het bestuursarchief van de gemeente Apeldoorn, genoemd het archief van de Secretarie, uit de periode 1946-1970. Het jaar daarop werd het archief opgenomen in de archiefbewaarplaats aan de Condorweg. In 1993 volgde het tweede deel over het tijdvak 1971-1985. Naast het bestuursarchief zijn tevens de archieven van de voormalige dienst Gemeentewerken en de Geneeskundige en Gezondheidsdienst in ruwe vorm opgenomen in de archiefbewaarplaats. Door gebrek aan menskracht kon de bewerking van deze archieven volgens de normen van de Archiefwet niet volledig worden uitgevoerd. Daarmee waren ze ook niet goed beschikbaar voor onderzoek door het publiek. Gelukkig heeft het gemeentebestuur in 2010 het besluit genomen hiervoor middelen beschikbaar te stellen. Doxis Informatiemanagers kon aan de slag. In november 2012 kon dit grote archiefbewerkingsproject, waarbij in totaal ruim zevenhonderdvijftig strekkende meter papier is geschoond, materieel bewerkt en geïnventariseerd, worden afgerond. Daarmee is een belangrijk archief als geheugen van de Apeldoornse samenleving beschikbaar. Graag wil ik namens het college van burgemeester en wethouders de dank uitspreken aan iedereen die een bijdrage heeft geleverd in dit project. In bijzonder mijn dank aan de medewerkers van Doxis Informatiemanagers en van CODA voor het uitvoeren van deze megaoperatie. Deze archiefinventaris wil ik graag opdragen aan mijn leermeester en grondlegger van het Apeldoorns Archief, de heer J.O. van de Vegte. Zonder hem zou Apeldoorn niet beschikken over een goed werkend collectief geheugen. Het is mijn hartelijke wens dat deze archiefinventaris mag bijdragen aan het openleggen van de geschiedenis van de Apeldoorn.
Verantwoording van de inventarisatie
Tijdvakbegrenzing van het archief Zoals hiervoor aangegeven wordt het tijdvak van het archief begrensd door het beginjaar 1946 en het eindjaar 1985, vanwege verandering van archiveringsmethode in 1946 en de reorganisatie in 1985. Echter het oudste archiefstuk in dit archief dateert van 1882 en bevindt zich in de serie vergunningen die zijn verleend ingevolge de Drankwet. Deze serie is door de archiefvormer apart gehouden van het archief Secretarie 1916-1945. De reden hiervan is tot nu toe niet achterhaald. De jongste archiefstukken in dit archief dateren van 1994 en betreffen de series woningkaarten en persoonskaarten. Deze series zijn voortgezet tot aan de invoering van de Gemeentelijk Basisadministratie persoonsgegevens in 1994 en in hun geheel in dit archief opgenomen. Oorspronkelijke en huidige omvang De omvang van de beide blokken archief Gemeentesecretarie bij de feitelijke aanvang van de bewerking in 2011 was 395 m1. Oorspronkelijk was de omvang groter. Bekend is dat uit het eerste blok bij de eerste bewerking 172 m1 is vernietigd. Het betrof dossiers en andere archiefbestanddelen die op grond van de Archiefwet vernietigd mochten worden. Nu, na de laatste bewerking betreft de totale omvang van het te bewaren archief 265 m1, exclusief de bestanddelen persoons- en woningkaarten. De vernietigbare archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken, zijn terug geplaatst in de archiefruimte van de gemeente Apeldoorn in het Stadhuis. Een klein deel van de vernietigbare bescheiden zijn vanwege het lokaal historisch belang voor blijvende bewaring opgenomen. De methodiek voor de archiefbewerking is beschreven in het aanbestedingsdocument op grond waarvan Doxis Informatiemanagers de opdracht is gegund. Ordening De archiefblokken bestonden voornamelijk uit correspondentie die zaaksgewijs in dossiers chronologisch of op subonderwerp is geordend. De dossiers waren volgens de rubrieksindeling voor dossiers van gemeenten (4) geordend en beschreven in dossierinventarissen. Daarnaast bestonden er nog seriële archiefbestanddelen, zoals de registers van notulen van raad en college, begrotingen en rekeningen, hinderwetvergunningen, drankwetvergunningen, akten, afdelingsarchieven zoals van Militaire Zaken en Oorlogsschadedossiers en tenslotte nog verschillende kaartsystemen die toegang geven op verschillende archiefbestanddelen. Voor deze bestanddelen was het onderscheid in twee blokken niet toegepast. Daarnaast was er in het eerste blok een apart archief van het Kabinet van de burgemeester. Bij de bewerking is er naar gestreefd alle tot het archief behorende bestanddelen tot een logisch geheel samen te brengen, waarbij de oorspronkelijke orde zoveel mogelijk als uitgangspunt is gehanteerd. Het rubriekenschema dat gebruikt is voor de ordening van de dossiers is op hoofdlijnen aangehouden. Echter daar waar dit zou leiden tot vermindering van de toegankelijkheid is het indelingsschema aangepast volgens het principe van de structuur van de organisatie, zoals b.v. de verdeling in 'gemeente als overheidsorgaan' en 'gemeente als rechtspersoon'. Het onderscheid in twee aparte archiefblokken is omwille van de toegankelijkheid losgelaten. In beide blokken waren de dossiers op dezelfde wijze geordend. Handhaven van de scheiding in twee blokken zou de onderzoeker noodzaken om bij een onderzoeksvraag, die over het tijdvak van beide blokken zou kunnen gaan, telkens twee bestanden te moeten raadplegen. Tevens zouden dan ook de afzonderlijke series die doorliepen uiteen gehaald moeten worden. Door integratie op rubrieksniveau is bewerkstelligd dat alle series intact konden blijven en alle dossiers van het zelfde onderwerp bij elkaar gebracht zijn. Een uitzondering is gemaakt voor de registers van de Burgerlijke Stand. Deze zijn in verband met de regelgeving ten aanzien van de privacy nog niet overgebracht. De reeds overgebrachte registers gevormd vanaf 1811 zijn serieel in één bestand in de archiefbewaarplaats opgenomen en worden periodiek op grond van de regelgeving door overbrenging aangevuld. Er is om die reden ervoor gekozen deze registers niet in het archief op te nemen. In zelfde lijn zijn de registers van het Kadaster -bijgehouden door een onderdeel van de dienst Gemeentewerken- en de serie bouwvergunningen -gevormd door diverse organisatieonderdelen van de gemeentelijke organisatie- als afzonderlijke archiefbestanden aangehouden en niet in het archief van de Gemeentesecretarie 1946-1985 opgenomen. Toegankelijkheid Het archiefschema dat voor dit archief is ontworpen, is terug te vinden in de inhoudsopgave van de inventaris en is klassiek van aard. Dit betekent dat de archiefbescheiden die niet op onderwerp zijn in te delen -omdat hierin alle mogelijk onderwerpen in kunnen voorkomen- in de rubriek 'stukken van algemene aard' zijn bijeengebracht. Dit zijn bijvoorbeeld de notulen van raad en college. De archiefbescheiden die op een onderwerp zijn in te delen zijn bijeengebracht in de rubriek 'stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen'. Daarbinnen is het rubriekenschema van de VNG zoveel mogelijk aangehouden. Echter sommige rubrieken waren erg gedateerd en ingericht vanuit een gezichtspunt dat door de huidige onderzoekers niet wordt herkend. Zo werd bijvoorbeeld volkshuisvesting vroeger geschaard onder de rubriek openbare gezondheid. Het gezichtspunt was dat huisvesting en woningverbetering vooral gericht was op een betere hygiëne die de volksgezondheid bevorderde. De oorspronkelijke ordening binnen de dossiers is gehandhaafd. Elk inventarisnummer vormt een afzonderlijke materiële eenheid, meestal in de vorm van een omslag. In de gevallen dat er geen sprake is van een omslag, maar van een stuk, pak, deel, enz. is dat in de beschrijving van het inventarisnummer aangegeven. Het archief Kabinet Burgemeester 1946-1970 is afzonderlijk gevormd van het archief van de Gemeentesecretarie en bestond uit stukken gericht aan of afkomstig van de burgemeester. Er is daarom voor gekozen dit archief afzonderlijk te houden en te beschrijven. In de inventaris is de beschrijving van dit archief te vinden onder de hoofdrubriek 'Gedeponeerde archieven'. Consequentie is dat stukken hiermee dubbel kunnen zijn met die uit het archief Gemeentesecretarie. Het archief Kabinet Burgemeester bevat onder meer stukken over contacten met partnersteden, culturele aangelegenheden, verleende koninklijke onderscheidingen en predikaten en correspondentie met leden van het Koninklijk Huis. Tevens zijn er serie dossiers in het archief Gemeentesecretarie aangetroffen afkomstig van andere archiefvormers: het Nationaal Instituut Steun Wettig Gezag afdeling Apeldoorn 1948-1960 en de Stichting Sociaal Voorzieningsfonds Gemeentepersoneel 1960-1985. Deze zijn eveneens beschreven als afzonderlijke gedeponeerde archieven. Tenslotte is het archief geheel in goede materiële staat gebracht, ontdaan van metalen delen, zuurvrij verpakt en geëtiketteerd. Het archief is in volgorde van de beschreven inventarisnummers in het depot geplaatst. Tijdens de bewerking is geen noemenswaardige schade geconstateerd. Aanwijzingen voor onderzoek Openbaarheid Voor een aantal inventarisnummers is op grond van de Archiefwet (5) een beperking gesteld op de openbaarheid in verband met de persoonlijke levensfeer tot een maximale termijn van 75 jaar na datum van opmaak van de archiefbescheiden. Voor de series persoons- en woningkaarten is de openbaarheid beperkt conform de specifieke wet- en regelgeving op het terrein van de bevolkingsadministratie (6). Van de stukken waarvan de openbaarheid is beperkt, is onderstaande lijst opgesteld. inventarisnummer 68 openbaar in 2053 inventarisnummer 2317 openbaar in 2040 inventarisnummer 2337 openbaar in 2058 inventarisnummer 4984 openbaar in 2042 inventarisnummer 10446 openbaar in 2022 inventarisnummer 10631 openbaar in 2042 inventarisnummer 10800 openbaar in 2061 Akten Afschriften van notariële akten zijn door de archiefvormer op verschillende wijzen bijeengehouden. Er is een algemene serie van akten welke doorloopt door de verschillende archiefblokken heen vanaf 1818, in het archief Gemeentesecretarie 1946-1985 te vinden onder 'Stukken van algemene aard\ akten van overeenkomsten' Dossiers over grondtransacties Dossiers over aankoop, verkoop, ruiling en andere transacties van onroerend goed zijn onder verschillende rubrieken te vinden. Alle transacties die niet aan een concreet doel of taak zijn gerelateerd zijn opgenomen in de rubriek 'De gemeente als rechtspersoon' onder subrubriek 'Eigendom en bezit', met daarbinnen series op straatnaam en op juridische handeling, zoals aankoop, verkoop, ruiling, enz. Grondtransacties die direct verband houden met de taakuitvoering, zoals b.v. aanleg of verbreding van wegen of realisatie van ruimtelijke plannen, zijn in dat geval naar hun doel geplaatst bij de betreffende rubrieken, zoals 'Ruimtelijke ordening' en 'Verkeer en vervoer'. Een index op persoonsnaam en/of staatnaam in de vorm van een kaartsysteem geeft toegang op deze series. Hinderwetvergunningen De beschrijvingen van dossiers van hinderwetvergunningen zijn alfanumeriek op straatnaam gerangschikt. Voor onderzoek naar hinderwetvergunningen over alle tijdvakken heen is een index, genaamd 'Hinderwetbestand', aanwezig in de studiezaal van CODA, waarin per zaak het adres, activiteit en vergunninghouder wordt weergegeven. Echter het feitelijk inventarisnummer dient vervolgens via deze inventaris en de index van de archiefvormer te worden opgezocht. Nadere toegangen op afzonderlijke archiefbestanddelen Voor een aantal rubrieken en series dossiers en stukken zijn door de archiefvormer indexen aangelegd in de vorm van kaartsystemen. Gegevens op naam van persoon, straatnaam of ander ruimtelijk object zijn alfanumeriek hierin te vinden met verwijzing naar het dossier of archiefstuk. Soms dient daarvoor de dossierinventaris als tussenstap te worden geraadpleegd, b.v. in het geval dat verwezen wordt naar een dossiernummer uit de periode dat het archief is gevormd. Voorbeelden van series zijn drank (- en horeca)vergunningen, grondtransacties, hinderwetvergunningen en koninklijke onderscheidingen. Literatuur en bronnenopgave R.M. Kemperink, D.J.C.W.H. Arnold, M.A.M. Franken e.a. (red) Geschiedenis van Apeldoorn, Zutphen 1993 W.J.M. van Raay en M. Wolters, Ambtelijke reorganisatie. Een onderzoek naar nieuwe organisatievormen in grote gemeenten, Alphen aan den Rijn 1987 Noten: 4 Code Archiefordening en Documentatie van de Overheidsadministratie Vereniging Nederlandse Gemeenten 1952 6e druk, inventarisnummer 2877 5 Archiefwet 1995, art. 15, lid 5a 6 Voor gegevensverstrekking uit deze bestanden gelden de regels van de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (art. 136 lid 3 en 4 Wet GBA)
Martin Jochems, gemeentearchivaris |
|
|