- Inleiding
| Geschiedenis van het archief | De dienst Centrale Administratie (CA) van de gemeente Apeldoorn
De gemeentelijke dienst Centrale Administratie (CA) komt voort uit het combineren van de administraties van de dienst Landelijke Eigendommen (LE) en de dienst Reiniging en Marktwezen (RM). De dienst LE moest in 1954 door een gebrek aan kantoorruimte noodgedwongen verhuizen naar het pand aan de Hoofdstraat 179, waarin vervolgens ook de nieuwe dienst RM werd gehuisvest. Met het oog op een verbeterde efficiëntie besloot het gemeentebestuur op 17 december 1954 om de administraties van deze beide diensten te combineren en onder te brengen bij een nieuwe dienst, de Centrale Administratie. Deze nieuwe dienst werd in hetzelfde pand gehuisvest. De taak van de nieuw opgerichte dienst CA bestond in eerste instantie uit het verzorgen van de financiële administraties, de archieven en het typewerk voor de diensten LE en RM.
In de loop van de jaren werden ook de administraties van een aantal andere gemeentelijke diensten toegevoegd aan het takenpakket van de dienst CA, zoals in 1955 de administratie van de dienst Bad- en Zweminrichtingen en Natuurbaden (BZN) en in 1964 de administratie van de dienst Lichamelijke Opvoeding en Sport (LOS). Hier kwamen vervolgens ook de administraties van verscheidene commissies en aan de gemeente gelieerde stichtingen en instellingen bij. Voor een aantal van deze stichtingen en instellingen fungeerde de directeur van de dienst CA gelijktijdig ook als secretaris-penningmeester. Door zijn overzicht over alle verschillende dossiers en documenten van de verscheidene bij de CA ondergebrachte diensten, kon de directeur van de dienst CA deze aansturen op basis van hun gemeenschappelijke belangen.
De dienst CA bestond uit twee afdelingen: de afdeling Registratuur, die verantwoordelijk was voor de post- en archiefzaken van de administraties die onder het beheer van de dienst CA vielen, en de afdeling Boekhouding, die verantwoordelijk was voor het kasbeheer en de loonadministratie van de aangesloten diensten, stichtingen en instellingen. Ook de begraafplaatsadministratie, die eerder onder de dienst LE viel, stond onder het beheer van de dienst CA.
In 1985 vond binnen de gemeente Apeldoorn een algehele reorganisatie van het gemeentelijk apparaat plaats. Hierbij werd het zogenaamde sectorenmodel ingevoerd. Deze reorganisatie betekende dat er geen behoefte meer bestond aan de dienst CA; deze werd dan ook opgeheven. De taken die eerder verzorgd werden door de dienst CA werden hiermee ondergebracht bij de verschillende nieuw ingestelde sectoren van de gemeente Apeldoorn.
Hieronder volgen korte omschrijvingen van een aantal belangrijke diensten, instellingen en stichtingen waarvan de verantwoordelijkheid voor het beheer van de administraties en de archiefvorming bij de dienst CA lag. Het is niet mogelijk om van elk van deze diensten, instellingen of stichtingen een coherente beschrijving te geven, omdat het betreffende archief hiervoor niet altijd voldoende informatie biedt. Wel wordt bij de verantwoording van de inventarisatie een opsomming gegeven van alle diensten, commissies, instellingen en stichtingen die over de periode van zijn bestaan (1955-1985) verbonden waren aan de dienst CA.
Dienst Bad- en Zweminrichtingen en Natuurbaden (BZN)
In 1955 werd de dienst Bad- en Zweminrichtingen en Natuurbaden (BZN) ingesteld. De dienst CA kreeg de verantwoordelijkheid voor de administratie en archiefvorming van deze dienst. Vóór 1955 werden de gemeentelijke badinrichtingen beheerd door de Technische Dienst. Door de aankoop van de Rodeofarm aan de Arnhemseweg werd het geheel aan badinrichtingen zodanig groot dat het beheer voor de Technische Dienst niet meer te combineren viel met zijn overige taken. Dit leidde ertoe dat de gemeenteraad op 10 maart 1955 besloot de afzonderlijke dienst BZN in te stellen. Bij deze nieuwe dienst werd ook de verantwoordelijkheid voor het beheer en de exploitatie van het Bosbad Berg en Bos aan de Felualaan, de bad- en zweminrichtingen aan de Badhuisweg en het Volksbadhuis aan de Hofstraat ondergebracht.
Bij de oprichting werd de voormalige bedrijfsleider van het Bosbad Berg en Bos aangesteld als directeur van de dienst BZN. Op 28 september 1961 besloot het gemeentebestuur echter om de dienst voor twee jaar onder tweehoofdige leiding te plaatsen, dit naar aanleiding van een onderzoek naar mogelijke verbetering van de organisatie. Deze tweehoofdige leiding bestond uit de directeur van de dienst CA, die belast werd met het administratieve en economische beheer, en de directeur van de dienst LE, die belast werd met het technisch beheer.
Op 19 september 1963 besloot de gemeenteraad om de dienst BZN op te heffen en zijn taken onder te brengen bij de nieuw op te richten dienst Lichamelijke Opvoeding en Sport (LOS).
Dienst Lichamelijke Opvoeding en Sport (LOS)
De gemeenteraad van de gemeente Apeldoorn besloot in 1963 tot het in het leven roepen van de dienst Lichamelijke Opvoeding en Sport (LOS). De dienst CA kreeg de verantwoordelijkheid voor de administratie en archiefvorming van deze dienst. Door het toenemende welvaartspeil en de groei van de beschikbare vrije tijd ging sport, met name na de Tweede Wereldoorlog, een steeds belangrijkere plaats innemen in het maatschappelijke leven. Dit leidde ertoe dat de overheid sport in haar beleid ging betrekken met als streven sportbeoefening voor alle bevolkingsgroepen bereikbaar te maken. Om dit te bereiken werd de dienst LOS in het leven geroepen. Het oprichten van deze dienst betekende dat verscheidene sportinstellingen die eerder bij verschillende diensten waren ondergebracht, nu onder het beheer van deze nieuwe dienst werden geplaatst. Dit had onder meer tot gevolg dat de dienst BZN werd opgeheven. Ook de taken van het bedrijf der Sportterreinen van de dienst LE en de gymnastieklokalen en schoolsportterreinen van de dienst Onderwijs kwamen bij de dienst LOS te liggen.
De dienst LOS hield zich met name bezig met het in gebruik geven van sportaccommodaties aan sportbeoefenaars en de exploitatie van de zwembaden en badinrichtingen. Ook was de dienst betrokken bij het organiseren van schoolsporttoernooien, schoolzwemwedstrijden en schoolvaardigheidsproeven die onderdeel waren van het vak Lichamelijke Oefening. Daarbij organiseerde de dienst het schoolzwemmen en de zwemlessen buiten schoolverband en regelde ook het daarbij behorende leerlingenvervoer.
Met de gemeentelijke reorganisatie van 1985 werd de dienst LOS opgeheven en werden zijn taken per 1 juli 1985 ondergebracht bij de basiseenheid / dienst Sport en Recreatie van de sector Onderwijs, Cultuur en Recreatie (OCR).
Wilhelmina-Stichting
De Wilhelmina-Stichting werd in 1920 opgericht met als doel het behartigen van de maatschappelijke belangen van personen met een geestelijke beperking en het waarborgen van de algemene geestelijke volksgezondheid in de regio Apeldoorn. Dit gebeurde onder meer door het bevorderen van de verzorging en verpleging van mensen met een geestelijke beperking en het, waar mogelijk, verbeteren van hun kansen op de arbeidsmarkt. Op 1 januari 1961 scheidde het Medisch Opvoedkundig Bureau (MOB), dat onderdeel was van de Wilhelmina-Stichting, zich af om een afzonderlijke stichting te vormen. Per 1 januari 1964 kwam de administratie van de Wilhelmina-Stichting onder het beheer van de dienst CA te staan, onder meer om een vanuit de rijksoverheid gevraagde verbetering van de bedrijfsvoering en een nauwere samenwerking van de stichting met revalidatiewerkplaats De Vlaswiek, waarvan de administratie reeds bij de dienst CA geplaatst was, te kunnen bewerkstelligen. Hiermee werd de directeur van de dienst CA ook tot penningmeester van de Wilhelmina-Stichting benoemd.
In 1972 fuseerde de Wilhelmina-Stichting met de Apeldoornse afdeling van de Mgr. van de Weteringstichting uit Arnhem om zodoende een nieuwe stichting te vormen onder de naam Wilhelmina-Stichting, Sociaal Pedagogische Dienst Apeldoorn. De reden hiervoor was dat de Mgr. van de Weteringstichting door het samengaan met een aantal andere instellingen niet langer in staat was zorg te dragen voor het sociaal pedagogische werk in de regio Veluwe. Door de Apeldoornse afdeling van deze laatstgenoemde stichting met de Wilhelmina-Stichting te laten fuseren kon het sociaal-pedagogisch werk in deze regio worden gewaarborgd. De verantwoordelijkheid voor de archiefvorming van de nieuwe stichting bleef bij de dienst CA.
Stichting Medisch Opvoedkundig Bureau (MOB) / Dr. C.H. Simonsstichting
De stichting Medisch Opvoedkundig Bureau (MOB) werd in 1961 opgericht om de taken van het Medisch Opvoedkundig Bureau (MOB), dat eerder onderdeel was van de Wilhelmina-Stichting, voort te zetten. Het doel van de nieuwe stichting MOB was het bevorderen van de geestelijke gezondheid van kinderen die vanwege psychische stoornissen aanpassingsproblemen hadden in het gezin, op school of in de maatschappij. In 1960 was het MOB al verhuisd naar het gebouw van de Apeldoornse Gemeentelijke Geneeskundige- en Gezondheidsdienst (GG en GD), maar het werd wenselijk geacht om naast de huisvesting in een apart gebouw ook in een afzonderlijke stichting te worden ondergebracht.
Per 24 januari 1978 werd de naam van de stichting veranderd in ‘Dr. C.H. Simonsstichting, regionaal centrum voor individuele en gezinsveiligheden,’ kortweg de Dr. C.H. Simonsstichting. Bovenop de naamsverandering kwam ook een uitbreiding van de taken, omdat de stichting zich nu als doel stelde de geestelijke volksgezondheid te bevorderen op grond van een positieve inslag en met erkenning van de pluriformiteit van de samenleving waarin zij actief was. De directeur van de dienst CA fungeerde ook als secretaris-penningmeester voor de stichting MOB / Dr. C.H. Simonsstichting.
In het licht van groeiende regionalisering in de gezondheidszorg, ontwikkelde de samenwerking van het MOB / Dr. C.H. Simonsstichting met de stichting Gezondheidszorg Gelderland, regio Oost-Veluwe, zich in 1982 tot het opzetten van een stichting Regionaal Instituut voor Ambulante Geestelijke Gezondheidszorg (RIAGG) in de regio Oost-Veluwe. Hoewel de Dr. C.H. Simonsstichting hiermee bleef bestaan, werd haar personeel gedetacheerd bij het RIAGG.
Stichting Dagverblijven Apeldoorn
De stichting Dagverblijven Apeldoorn is in 1970 opgericht op basis van verschillende levensbeschouwelijke richtingen. Het doel van de stichting was de algemene vorming en ontwikkeling van geestelijk gehandicapten door het beheren en exploiteren van één of meer dagverblijven, zoals bedoeld in de geldende rijkssubsidieregeling “Dagverblijven voor gehandicapten.” De directeur van de dienst CA fungeerde ook als secretaris-penningmeester voor deze stichting.
Overige diensten, commissies, stichtingen en instellingen
Een opsomming van de overige bij de dienst CA aangesloten diensten, commissies, stichtingen en instellingen is te vinden bij de verantwoording van de inventarisatie hieronder.
Geschiedenis van het archief
De archieven van de aangesloten diensten, commissies, stichtingen en instellingen werden onder het beheer van de afdeling Registratuur van de dienst CA gevormd. Dit gebeurde over de periode van 1 januari 1955 tot de opheffing van de dienst CA op 1 juli 1985. Ten tijde van de opheffing van de dienst CA in 1985 was de omvang van het complete archief ongeveer 200 strekkende meter. De archieven bestonden grotendeels uit financiële bescheiden en een serie afzonderlijk per organisatie-eenheid gevormde dossiers. De archieven bevonden zich in het pand aan de Hoofdstraat 179 en zijn vervolgens telkens met de dienst meeverhuisd naar nieuwe locaties. Toen de dienst CA in 1985 werd opgeheven zijn de archieven overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats.
Alle stukken die bij de dienst CA binnen kwamen werden door de afdeling Registratuur voorzien van een volgnummer, datum en een vermelding van de bestemming van het betreffende stuk. Daarbij werd een indicateur (een agenda die bovendien de plaats van de stukken in het archief aangeeft) samengesteld door middel van fotokopieën van de stukken op A5-formaat. Dit inschrijfregister is vernietigd na het overzetten op microfilm.
Van ieder afzonderlijk bij de dienst CA aangesloten archiefvormend orgaan werden de ontvangen en opgemaakte stukken bijeengehouden en zaaksgewijs geordend. De dossiers die hieruit ontstonden werden vervolgens gerangschikt volgens de basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) van 1971. Stukken van commissies werden onder de desbetreffende onderwerpen in de dossiers gevoegd. De archieven van de aangesloten diensten, commissies, stichtingen en instellingen zijn bij de opheffing van de dienst CA per 1 juli 1985 afgesloten. Voor de dossiers werd een dossierinventaris aangelegd met daarin een korte opsomming van de beschrijvingen van de verschillende dossiers; in deze inventaris werden de financiële bescheiden niet opgenomen.
Gedurende de periode waarin het archief werd gevormd is incidenteel archiefmateriaal vernietigd op grond van de geldende vernietigingslijst, verdere specifieke informatie hierover is niet bekend.
Na het opheffen van de dienst CA op 1 juli 1985 heeft na het overplaatsen van het archief naar de archiefbewaarplaats een archiefbewerking plaatsgevonden, waarna van de bij aanvang van de bewerking aanwezige 200 strekkende meter nog 50 strekkende meter aan archiefbescheiden overbleef.
In 1994 is het archief van de dienst CA in het kader van de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) en vanwege een gebrekkige dossierinventaris nogmaals geïnventariseerd. Bij deze inventarisatie en bewerking zijn enkele dossiers gesplitst, samengevoegd of geheel opnieuw geordend. Ook is de inventaris voor zover mogelijk ontdaan van materiaal dat op basis van de geldende vernietigingslijst voor vernietiging in aanmerking kwam. De inventarisator concludeerde echter wel dat binnen het kader van de betreffende VVA-opleiding deze inventarisatie de daadwerkelijke omvang en diversiteit van het complete archief van de dienst CA niet kon omvatten. Verdere inventarisatie en bewerking van het archief was dus wenselijk. Verdere specificaties over deze eerdere bewerking waren bij de huidige inventarisator niet bekend. |
|
|
| | Inhoud en Structuur |
| | Bereik en inhoud | Het complete archief van de dienst CA van de gemeente Apeldoorn omvat de archieven van een groot aantal afzonderlijke diensten, commissies, stichtingen en instellingen waarvan de administraties onder het beheer van de dienst CA waren geplaatst. Hieronder een lijst van deze organisatie-eenheden waarvan stukken zijn aangetroffen in het archief van de dienst CA:
• dienst Landelijke Eigendommen (LE)
• dienst Lichamelijke Opvoeding en Sport (LOS)
• stichting Dagverblijven Apeldoorn
• stichting ter Bevordering van de Belangen van Berg en Bos
• Sportraad
• stichting Apeldoornse Muziekschool
• dienst Bad- en Zweminrichtingen en Natuurbaden (BZN)
• stichting Sportaccommodaties Apeldoorn
• stichting Medisch Opvoedkundig Bureau (MOB) / Dr. C.H. Simonsstichting
• stichting Vlaswiek
• dienst Reiniging en Marktwezen (RM)
• commissie Standplaats- en Ventvergunningen
• Schooladviesdienst
• stichting Casa Bonita
• Oost-Veluws Woonwagencentrum
• Wilhelmina-Stichting
• Raad voor Overleg en Advies
• Vleeskeuringsdienst
• stichting Speelstad |
| | Selectie | | Van de te vernietigen stukken is een lijst aangelegd. |
| | Ordening | Bij de eerdere inventarisatie die plaatsvond in 1994 was het mede door vernietiging nodig om dossiers of delen van dossiers opnieuw te rangschikken naar op het archief toepasselijke rangschikkingskenmerken. De hoofdindeling van het archief is destijds ontleend aan de basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) van 1971, waarmee zoveel mogelijk de oorspronkelijke structuur van het archief is behouden of hersteld.
Bij de huidige inventarisatie is ook gebruik gemaakt van de Code Archiefordening en Documentatie voor de Overheidsadministratie (1952) van de VNG. |
|
| | Verantwoording |
| De periode waarover dit archief zich uitstrekt loopt van 1955 tot en met de opheffing van het orgaan per 1 juli 1985. De bewerking van het archief heeft plaatsgevonden op basis van de wettelijk vastgestelde 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850' (1983).
Stukken binnen het archief van de dienst CA die ten tijde van de opheffing van de dienst bij de gemeentelijke reorganisatie van 1985 nog in behandeling waren en waarover derhalve nog beslissingen moesten worden genomen, zijn bij een eerdere inventarisatie ondergebracht bij de archieven van de bij de reorganisatie ingestelde sectoren.
Van veel van de diensten, commissies, stichtingen en instellingen waarvan de archieven onder het beheer van de dienst CA vielen, waren voornamelijk vergaderstukken en bijlagen aanwezig. In het geval van sommige organisatie-eenheden werd de inventarisatie en de bewerking van de betreffende archieven bemoeilijkt door de aanwezigheid van losse stukken, incomplete dossiers en gebrekkige of ontbrekende dossierbeschrijvingen. Gelijksoortige problemen deden zich voor bij de bewerking van het archief van de dienst LOS. Veel dossiers in dit archief waren wel genummerd, maar de inventarislijst met de bij deze nummers horende beschrijvingen ontbrak. Ook waren in dit archief soms hele jaren over een onderwerp verdwenen of hield de dossiervorming halverwege de periode van het archief plotseling op. Dit alles maakte het soms lastig om door middel van de archieven een compleet en coherent beeld te schetsen van bepaalde onderwerpen die vielen binnen de periode waarover deze archieven zich uitstrekten.
De inventaris is gemaakt in Atlantis.
Deze inventaris kwam tot stand in opdracht van de gemeente Apeldoorn. In de periode juni 2015 - januari 2017 zijn de inventarisatiewerkzaamheden voor een aantal gemeentelijke archiefbestanden uitgevoerd door VADA Archieven ism K. Wildenbeest te Nijverdal.
|
|
|
