- Inleiding
Geschiedenis van het archief | Geschiedenis van de sector Onderwijs, Cultuur en Recreatie (OCR)
In 1985 ontstond in verband met de toenmalige gemeentelijke reorganisatie de sector Onderwijs, Cultuur en Recreatie (OCR). Deze nieuwe sector bestond uit een cluster van vier diensten: de dienst Onderwijs, de dienst Kunst en Cultuur, de dienst Sociaal en Cultureel Werk (SCW) en de dienst Sport en Recreatie. Hier werden de stafeenheden Secretariaat en Bedrijfsbeheer aan toegevoegd, alsmede een staffunctionaris Personeel. De beweegredenen voor deze clustervorming waren het verbeteren van de burgergerichtheid, uitbreiding van de mogelijkheden tot politiek aansturen en het bedrijfsmatiger functioneren van de gemeentelijke organisatie-onderdelen. Per 1 januari 1989 fuseerde de sector OCR met de sector Maatschappelijke Zaken en Gezondheidszorg (MZG). Hieruit ontstond de sector Samenleving (SA). Beweegredenen voor deze fusie waren onder andere het tegengaan van capaciteitsverlies en niet afgestemde beleidsontwikkeling, het opzetten van een adequatere personeelsbezetting en het verbeteren van het beleid voor de zorg ten aanzien van zwakkere groepen in de samenleving door deze taken onder één ambtelijke regie te brengen in één sector. Binnen deze fusie op sectorniveau werden ook de dienst SCW, eerder onderdeel van de sector OCR, en de dienst Maatschappelijk Welzijn (DMW), eerder onderdeel van de sector MZG, samengevoegd tot de dienst Welzijn, die een organisatorische plaats kreeg binnen de nieuwe sector Samenleving. Deze diensten hielden zich al bezig met beleid op dezelfde maatschappelijke vlakken, waardoor het feit dat ze ondergebracht waren in twee diensten, verdeeld over twee sectoren, tot inefficiëntie leidde.
Geschiedenis van het archief
Doordat de bovenstaande processen zich binnen een aantal jaren voltrokken, is het OCR-archief gevormd in een relatief korte periode. Mede door de bovenstaande fusie met de sector MZG deed zich een vermenging voor met het archief van de Secretarie (SE) (1970-1985) en het archief van de sector Samenleving (1989-1997). Deze vermenging is gehandhaafd omdat de beleidsbeslissingen ten aanzien van de fusie tot één sector Samenleving zijn genomen in de OCR-periode. Het oorspronkelijke archief van de sector OCR omvatte de periode 1985-1988 en was 25 strekkende meter groot. Een eerste inventarisatie van het OCR-archief heeft in 1994-1995 plaatsgevonden in het kader van de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) door een medewerker van team Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de gemeente Apeldoorn. In 2005 heeft een herstel van cesuur aangaande de objectdossiers van scholen plaatsgevonden. In de OCR-periode geschiedde de postregistratie middels een zgn. ‘A5-systeem’. Hierbij werden van de inkomende en uitgaande documenten kopieën gemaakt op A5-formaat. Deze werden na verloop van tijd ingebonden en voorzien van een volgnummer. De nummers werden genoteerd in een agenda van inkomende en uitgaande stukken. Via deze agenda werd de voortgangs- en afdoeningscontrole uitgevoerd. |
|
|
| Inhoud en Structuur |
| Selectie | De bewerking en vernietiging hebben plaatsgevonden op basis van de wettelijk vastgestelde ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850’ (1983). Van de te vernietigen stukken is een lijst aangelegd. |
| Ordening | De bij de archiefvorming gehanteerde archiefcode is de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) van 1971. De hoofdindeling van de inventaris is ontleend aan die van de basisarchiefcode van de VNG. De rubriekenstructuur is opgezet op basis van een ordening van de dossiers van algemeen naar bijzonder. |
|
| Verantwoording |
| Bij de aanvang van de bewerking was de omvang van het OCR-archief 7,5 strekkende meter. Na het afronden van de bewerking is circa 2,1 strekkende meter aan te bewaren archief overgebleven. De overige 5,4 strekkende meter wordt op termijn vernietigd. Doordat reeds tweemaal een archiefbewerkingsslag heeft plaatsgevonden, waarover relatief weinig informatie beschikbaar is, hebben de inventarisatoren bij de recente verwerking van het archief gedeeltelijk relevante context gemist. De inventarisatie is gemaakt in Atlantis. Deze inventaris kwam tot stand in opdracht van de gemeente Apeldoorn. In de periode juni 2015 - januari 2017 zijn de inventarisatiewerkzaamheden voor een aantal gemeentelijke archiefbestanden uitgevoerd door VADA Archieven in samenwerking met K. Wildenbeest. |
|
|