- Inleiding
| Geschiedenis van het archief | Geschiedenis van de dienst
Van de aanwezige archieven van de dienst Gemeentewerken is het merendeel niet geïnventariseerd. Dit is de reden om iets uitvoeriger stil te staan bij de geschiedenis van de dienst Gemeentewerken.
De oorsprong van Gemeentewerken als afdeling ligt in het jaar 1861 door de benoeming van de heer C.W. de Groot tot opzichtergemeente – architect op 10 oktober 1861. in 1881 werd de heer S.J. de Rooij gemeentearchitect, terwijl in 1892 de heer G. de Zeeuw hem opvolgde.
In een voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 4 november 1911 aan de gemeenteraad stelde het college voor een verordening vast te stellen regelende de werkzaamheden en jaarwedden der ambtenaren voor het beheer en onderhoud van de plaatselijke werken en eigendommen, benevens het bouw en woningtoezicht.
Het college achtte een dergelijke regeling noodzakelijk ten einde een omschrijving te krijgen van de taak van de gemeentearchitect en de hoogte van het salaris. Het voorstel is, na beraadslaging en aanvulling met de bepaling dat geen wek voor particulieren mag worden verricht, door de raad aangenomen in de vergadering van 20 oktober 1911 en in werking getreden op 1 juli 1912.
Hiermede is Gemeentewerken een zelfstandige dienst geworden. De dienst was aanvankelijk ondergebracht in het gemeentehuis. Op 27 november 1913 besloot de gemeenteraad een afzonderlijk politiebureau aan de Deventerstraat te bouwen met lokalen voor de dienst Gemeentewerken.
In de vergadering van 24 november 1916 stelde de raad een nieuwe rangindeling bij de dienst Gemeentewerken vast; daarbij werd de functie van gemeentearchitect veranderd in die van directeur Gemeentewerken.
Op 23 april 1918 stelde de gemeenteraad een nieuwe verordening vast voor de dienst Gemeentewerken, de “Verordening regelende de dienst Gemeentewerken”. In het voorstel aan de gemeenteraad werd gesteld dat het verouderde stelsel van mondelinge adviezen niet meer paste bij een beheer van een steeds groeiende gemeente.
Derhalve stelde het college voor om alle zaken schriftelijk voor te bereiden. Bij deze verordening werd tevens de taak van de directeur en de indeling van de dienst geregeld. Onder de dienst Gemeentewerken vielen nu de technische dienst, het bouw en woningtoezicht, de dienst der plantsoenen, de dienst der gemeentereiniging, de dienst der begraafplaatsen en de administratieve dienst.
In 1920 werd de heer W. Nolen benoemd tot directeur van de dienst Gemeentewerken, welke positie hij tot 1946 vervulde.
In 1948 werd de heer ir. Th. Ruijgh benoemd tot directeur. In 1955 werd hij opgevolgd door de heer ir. J. Klaarenbeek.
In 1958 werd de administratie van het Grondbedrijf overgebracht van de secretarie afdeling financiën naar de dienst Gemeentewerken.
De reeds jaren bestaande samenwerking met uitwisseling van gegevens tussen de gemeentelijke Landmeetkundige dienst en de Landmeetkundige dienst van het kadaster (ministerie van Financiën) werd in 1961 officieel geregeld.
Op 1 juli 1962 was het 50 jaar geleden, dat de dienst Gemeentewerken als zelfstandige dienst bestond. Voor de dienst Gemeentewerken en de gemeente Apeldoorn was dat in het licht van de ontwikkeling, die de dienst en de gemeente sinds die periode hebben doorgemaakt, een hele ontwikkeling. Hieraan werd ook de nodige aandacht besteed.
In 1971 betrok de dienst de Brinklaanflat. Als resultaat van een algemene reorganisatie van het gemeentelijk apparaat heeft de dienst Gemeentewerken per 1 juli 1985 opgehouden te bestaan. De nieuw op te richten sector stadsontwikkeling kwam in een meer uitgebreidere vorm in de plaats van de dienst Gemeentewerken.
De geschiedenis van het archief
Het in deze inventaris aangegeven gedeelte van het archief van de dienst Gemeentewerken omvat de periode van 15 augustus 1957 t/m 31 december 1964 en is achtereenvolgens geplaatst geweest op de bovenverdieping van perceel Deventerstraat 21 en de vijfde verdieping van de Brinklaanflat waar de dienst Gemeentewerken laatstelijk gehuisvest is geweest. De reden van cesuur per 15 augustus 1957 was het veranderen van de wijze van ordening. |
|
|
| | Inhoud en Structuur |
| | Selectie | | De serie personeelsdossiers is in zijn geheel vernietigd. Het bevatte slechts kopieën. De originele stukken bevinden zich in het archief van de centrale personeelsdienst, dat beheerd werd door personeel van de afdeling Interne zaken der gemeentesecretarie. |
| | Ordening | Het archief voor 15 augustus 1957 werd geordend door middel van een rubriekenstelsel. Binnen elke rubriek kreeg een brief een nummer en een jaartal. Dit stelsel van ordening was zeer bruikbaar toen het archief nog niet zo omvangrijk was. Later kwam men steeds meer in de problemen.
Derhalve is men op zoek gegaan naar een nieuw systeem van rangschikking van de archiefbestanddelen. Daarbij had men twee systemen van rangschikking voor ogen:
1. de code archiefordening en documentatie voor de overheidsadministratie (code VNG).
2. een te ontwerpen archiefcode van het Nederlands Bureau voor Documentatie en Registratuur (N.I.D.E.R.).
Deze code heeft hetzelfde analytisch synthetische karakter als de UDC–code.
Het voordeel van de code VNG is, dat deze een reeds bestaand systeem van rangschikking is en reeds op de gemeentesecretarie werd toegepast.
Daar het archief van de gemeentesecretarie reeds volgens de code VNG werd gerangschikt zou het de meest aangewezen oplossing zijn geweest om ook bij de dienst Gemeentewerken onderhavige code toe te passen.
Bij de dienst was men echter van mening, dat de te ontwerpen code van het N.I.D.E.R. voor diensten van gemeentewerken en nutsbedrijven de meest bruikbare archiefcode is.
Uiteindelijk werd besloten het N.I.D.E.R. opdracht te geven een particularistische code voor de dienst Gemeentewerken te laten samenstellen, terwijl als ordeningsbeginsel werd gekozen voor het stelsel van ordening naar onderwerp. De archiefbescheiden werden volgens het dossierstelsel geordend. Dat dit besluit niet zo’n gelukkige keuze was blijkt wel uit het feit dat de eerste voorstellen tot toepassing van een nieuwe archiefcode dateren van 12 september 1951, terwijl pas per 15 augustus 1957 tot praktische invoering werd overgegaan. Op 1 januari 1965 ging men alsnog de code VNG bij de dienst Gemeentewerken gebruiken, omdat bij de code van het N.I.D.E.R. duidelijk tekortkomingen aan het licht waren gekomen. Dit was ook de reden van cesuur van het archief per 31 december 1964.
Bijzonderheden
Bij het raadplegen van het archief komt men het instituut “G.A. brieven” (gemeente Apeldoorn) tegen. Dit houdt in dat van zaken, waarbij de administratieve afwikkeling bij de dienst Gemeentewerken geschiedde, de uitgaande brief ter ondertekening voorgelegd werd aan het college van burgemeester en wethouders.
In de praktijk hield dat in dat het geparafeerde minuut – exemplaar van een uitgaande brief terugging naar de dienst en in het archief opgeborgen werd. Bij de secretarie werd een afschrift van de uitgaande brief in het archief opgeborgen. Men zou verwachten, dat de minuut eigenlijk bij de secretarie opgeborgen zou moeten worden. Bij raadpleging van het archief zou dit tot misverstanden kunnen leiden.
Zoals reeds gememoreerd, is voor de dienst Gemeentewerken door het Nederlands Instituut voor Documentatie en Registratuur (N.I.D.E.R.) een particularistische code vervaardigd. Deze code is een afgeleide van de Universele Decimale Classificatie (U.D.C.).
De slechte memo – technische eigenschap van deze code en de soms verkeerde toepassing had als gevolg, dat de bescheiden soms op diverse plaatsen werden opgeborgen.
Het aangetroffen archief was direct toegankelijk op classificatienummer.
Het archief had een totale omvang van 86 meter. Hierbij is geen rekening gehouden met het bestand bouwvergunningen van de afdeling Bouw en woningtoezicht met een omvang van 41 meter.
In het kader van het project “wegwerken achterstanden semi-statische archieven” werd dit archief geselecteerd.
Na selectie bleef er 48 meter over, inventarisatie in aanmerking kwam. Deze werkzaamheden hebben plaatsgevonden op het gemeentearchief.
Het gedeelte van het archief, dat voor bewaring in aanmerking kwam is gedeeltelijk herordend.
Reden voor deze herordening was, de gedetailleerdheid van de onderwerpen, die volgens de ontworpen code geklasseerd waren.
Derhalve is bij de definitieve indeling en opbouw van de inventaris gekozen voor de systematiek van basisarchiefcode (BAC), hetgeen de indeling van de onderwerpen een logischer indeling gaf.
De inventaris is ingedeeld in rubrieken en subrubrieken. Binnen deze (sub –) rubrieken is consequent gekozen voor een chronologische volgorde.
Uitzonderingen hierop zijn de (sub–)rubrieken uitbreidingsplannen in hoofdzaak, uitbreidingsplannen in onderdelen en schoolgebouwengymnastieklokalen. Deze rubrieken staan op alfabetische volgorde afgesteld.
Riolering en wegen
De aanleg en reconstructie van wegen werd in veel gevallen gecombineerd met de aanleg van riolering. In voorkomende gevallen is besloten deze te rangschikken bij de rubriek “aanleggen reconstrueren en verbeteren van wegen”. |
|
| | Verantwoording |
| Het vervaardigen van deze inventaris is gebeurd in het kader van de cursus voortgezette vorming Archiefbeheer (VVA).
Afzonderlijke cq. buiten deze inventaris gehouden archiefbestanddelen
Grondbeheer
Het archief van de afdeling Grondbeheer (1920 – 1964) met een omvang van 31 meter is achtereenvolgens gevormd onder de diensten Gemeentewerken resp. de tijdvakken 1922 – 1945, 1946 – (14-8) 1957, (15-8) 1957 – 1964 en Gemeentediensten 1926 – 1946. uit praktische overwegingen is besloten om het archief van de afdeling Grondbeheer te beschouwen als geheel worden geïnventariseerd en derhalve niet worden opgesplitst naar de hierboven aangehaalde archiefvormers.
Bouwvergunningen
Bij de dienst treft men twee soorten bouwvergunningen aan te weten bouwvergunningen, voorbereid door de afdeling bouw en woningtoezicht, waarbij de vergunning door het college van burgemeester en wethouders werd afgegeven en kleine bouwvergunningen (verklaringen ex. artikel 160 van de bouwvergunningen). Deze vergunningen werden in tegenstelling tot de gewone bouwvergunningen afgegeven door de directeur Gemeentewerken. Voor de vergunningen afgegeven door de burgemeester en wethouders is sinds 1917 bij de afdeling Bouw en woningtoezicht een aparte serie gevormd.
Ook bij dit archiefbestanddeel is besloten de serie als zodanig in stand te houden en niet over de diverse archiefvormers te verdelen. Deze serie is door middel van een geautomatiseerd Vastgoed Informatie Systeem direct toegankelijk. |
|
|
